Activiteiten Bijhoud Systeem (ABS)
Sinds 2022 wordt deze toepassing niet meer ondersteund. Indien je er nog gebruik van wil maken, kan je het hier downloaden.
Het ABS is een Excel dat je met je afdelingsbestuur beheert. Na elke activiteit vul je de Excel aan met gegevens van de activiteit zodat je na verloop van tijd een mooi overzicht krijgt. Uitleg over hoe je het ABS invult, staat in het ABS zelf (te downloaden hierboven), in het tabblad 'uitleg'.
Doel
Het ABS is er zodat je makkelijk de tendensen van je afdeling kan volgen. Handige tool voor activiteiten-evaluatie op je afdelingsbestuursvergadering.
Hoe werkt het?
Er zijn drie opties:
Bij gebruik van de Excel
Zet de excel op een bestandendeelsysteem zoals dropbox of SharePoint. Indien dat niet gaat, kies je best één verantwoordelijke om deze gegevens in te vullen, bijvoorbeeld de voorzitter, die de excel op diens computer heeft staan. Vraag aan de verantwoordelijken van de activiteiten om de aanwezigheden door te sturen naar deze persoon, of maak het een vast puntje op elke bestuursvergadering.
Bij gebruik van Microsoft Forms
Kopieer de form en personaliseer ze naar jou afdeling. Laat de activiteitenverantwoordelijken na elke activiteit een form invullen. Exporteer de resultaten dan als een excel en plak ze in de ABS-excel van hierboven. Of laat de resultaten automatisch updaten door gebruik te maken van Power Automate. Stuur een mail naar antoon.verkinderen@jnm.be om te weten hoe.
Bij gebruik van Google Sheet en Form
Kopieer de google sheet (link hierboven) en deel hem met je afdelingsbestuur. Vraag de activiteitenverantwoordelijken om de gegevens rechtstreeks in de google sheet aan te vullen.
Of laat de activiteitenverantwoordelijken na elke activiteit een form invullen. Kopieer de google form van de link hierboven en personaliseer ze naar jou afdeling. Laat de resultaten automatisch updaten door gebruik te maken van de google sheet ABS, door de stapjes te volgen die uitgelegd staan in de google sheet. Toch liever als excel? Exporteer de resultaten dan als een excel en plak ze in de ABS-excel.
Wat goeds brengt het ABS jouw afdeling?
Het geeft een overzicht van:
welke (soort) activiteiten jullie afdeling organiseert,
de activiteiten die publieksgericht zijn en/ of met een gids,
waar jullie activiteiten doorgaan,
de evolutie van het aantal leden op jullie activiteiten per leeftijdsgroep,
de lengte van jullie activiteiten.
Daarnaast genereert het ook een jaarverslag (kan handig zijn voor aanvragen van gemeentesubsidies).
Na enkele activiteiten kun je al grafiekjes raadplegen die een globaal zicht geeft over de tendensen binnen je afdeling. Op die manier kun je makkelijk zien of jullie ergens kunnen bijschaven en waar jullie net heel goed bezig zijn. Ideaal om te bespreken op een afdelingsbestuursvergadering.