Financiën grote activiteiten

Het sjabloon

Bij elke stap die je als ping uitvoert, kan je het sjabloon Financieel verslag gebruiken. Het ziet er in het begin wat overweldigend uit, maar met de uitleg hieronder klaart alles op!

De begroting

Als ping van een grote activiteit maak je op voorhand een begroting. Kort gezegd is dat een lijst met alle verwachte inkomsten en uitgaven. Via de begroting zie je of het financieel haalbaar is en of je geen verlies zal maken (of toch niet meer dan je voorzien had). Dit kan je uiteraard niet alleen doen! Betrek de rest van het team hierbij, want bijna elk zot idee, elke beslissing en elke stap zal extra centen kosten. De begroting vul je aan in het juiste tabblad op het sjabloon.

Eens de begroting opgemaakt, is het aan jou als ping om erop toe te zien dat iedereen zich min of meer aan die begroting houdt. Blijkt de locatie ineens dubbel zo duur? Dan moet dit besproken worden met het team en wordt de begroting er terug bijgehaald. Hoe los je deze extra kost op? Zorg je voor meer inkomsten of verminder je andere uitgaven?

De bankkaart

Indien mogelijk heb je een bankkaart die je enkel gebruikt voor de uitgaven van die activiteit. Hoe meer uitgaven je via de bankkaart doet, hoe minder je achteraf moet terugbetalen en hoe sneller je zicht hebt op de uitgaven.

JNM Nationaal heeft enkele uitleenkaarten ter beschikking (vraag er één aan via financieel@jnm.be). JNM Nationaal kan ook een voorschot op het deelnamegeld (indien dat via JNM Nationaal binnenkomt) op deze kaart zetten. Je kan natuurlijk ook een afdelingskaart gebruiken.

Het geld begint te rollen

De laatste dagen en weken voor de activiteit zal het geld beginnen te rollen. Vraag aan iedereen om je op de hoogte te houden van de uitgaven en je zo snel als mogelijk de bonnetjes of facturen te bezorgen. Laat iedereen zijn naam op het bonnetje schrijven als er moet terugbetaald worden! Opgelet: tijdens de activiteit kan het er wat chaotisch aan toe gaan. Houd een envelop bij waar je alles, voorzien van de juiste notities, insteekt!

De regel is: zonder bonnetje kan niet terugbetaald worden! Herhaal deze regel meermaals, het wordt regelmatig vergeten.

Worden er uitgaven gedaan met cash geld? Dat kan gaan over geld dat uit de activiteitenkassa komt of geld dat wordt afgehaald met de bankkaart. Dit zorgt steeds voor heel veel verwarring. Let erop dat steeds duidelijk wordt genoteerd wat op welke manier betaald wordt! Wordt er geld afgehaald, vraag dan onmiddellijk het wisselgeld terug!

Financieel verslag

Van zodra geld wordt uitgegeven of binnenkomt, haal je het financieel verslag erbij! Daarin geef je alle uitgaven en inkomsten secuur in.

Bij de uitgaven gelden enkele strikte regels:

·         Eén regel per bonnetje

·         Nummer je bonnetje overeenkomstig met de regel

·         Schrijf bij ‘opmerkingen’ duidelijk op wie je nog moet terugbetalen

Uitgaven via JNM Nationaal?!

Je ziet in het financieel verslag een tabblad ‘uitgaven via nationaal’. Maar wat bedoelen we daarmee? Wel: om de boekhouding van JNM Nationaal te doen kloppen, hebben wij een financieel verslag nodig waarin enkel die uitgaven en inkomsten worden opgenomen die niet rechtstreeks via JNM Nationaal gebeuren. Wat niet in het verslag voor JNM Nationaal mag komen:

·         Inkomsten via de website of rechtstreeks op de bankrekening van JNM Nationaal

·         Uitgaven via de bondsrekening

·         Geld dat terugbetaald wordt door de admin via de bondsrekening

Wat mag er dan wel in het verslag voor JNM Nationaal?

·         Alles dat wordt betaald met het voorschot, via de uitleen/afdelingskaart

·         Cash inkomsten via de activiteitenkassa

·         Cash uitgaven via de activiteitenkassa of geld afgehaald van de uitleen/afdelingskaart

·         Geld dat terugbetaald wordt met de uitleen/afdelingskaart

Als alles op de juiste plek wordt genoteerd: krijg je op het einde twee verslagen:

·         Een financieel verslag voor JNM Nationaal met de uitgaven en inkomsten die niet al via JNM Nationaal gebeurden

·         Een algemeen financieel verslag dat een totaalbeeld geeft

Na de activiteit.

Alle bonnetjes zijn binnen? Iedereen heeft geld teruggekregen? Alles werd ingegeven in het financieel verslag? Winst/verlies werd besproken? Alle documenten zijn verstuurd? Dan zit jouw deel erop! Nu kan je achteroverleunen, voeten op tafel, handen achter het hoofd en geniet maar van al die pluimen op je hoed!