JNM & privacy

Waarom wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken 

 
Persoonsgegevens worden door JNM vzw verzameld, verwerkt en bijgehouden voor volgende doeleinden en rechtsgronden : 

• Algemene ledenadministratie, onder andere bijhouden van ons ledenbestand, beheer van lidgelden, inschrijving voor activiteiten, kampen en cursussen, beheer van stagiairs 

• Lidkaarten, winkelkorting 

• Verzekeringen, bank, ziekenfonds, fiscale attesten, onkostennota’s, verhoogde tegemoetkoming 

• Communicatie naar subsidiërende overheid 

• Klantengegevens, registratie betalingen winkel 

• Communicatie over onze activiteiten  

• Versturen van tijdschriften en andere communicatie op papier naar leden 

• Versturen van nieuwsbrieven naar leden  

• Het beheer van foto’s van onze activiteiten 

• Archivering en bewaring van JNM-geschiedenis 

• Het volgen van de VZW-wetgeving 

Aard van de persoonsgevens

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens vragen, bewaren en verwerken:  

• Persoonlijke identiteitsgegevens : bv naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail  

• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : bv identiteitskaartnummer, Rijksregisternummer 

• Persoonlijke kenmerken : bv geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit 

• Medische gegevens die van belang zijn bij activiteiten of kampen 

• Financiële gegevens: bv rekeningnummer, recht op verhoogde tegemoetkoming 

• JNM-specifieke gegevens: bv deelname activiteiten, functie 

• Beeld/geluidsopname (foto, video): bv verslag evenement 

 We gebruiken deze gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verkregen. 

Verkrijgen van persoonsgegevens

De gegevens die wij verzamelen, worden door jou (leden, steunleden) aan ons verstrekt.  

De gegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) worden aan ons verstrekt door de ouders / voogd.  

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Je kan zelf je gegevens bekijken en eventueel aanpassen door in te loggen op de website www.jnm.be. Gegevens laten aanpassen, kan ook door contact op te nemen via info@jnm.be .

Je kan bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. 

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf, of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voor we op zo een verzoek ingaan.

Het is mogelijk dat we foto’s van jou of je kind publiceren op onze website, via sociale media of in  publicaties van JNM vzw. De foto’s op de website zijn enkel toegankelijk voor ingelogde leden. Indien je wenst dat we een foto verwijderen van de website, kan dat op een eenvoudige manier via de “rapporteer deze foto”-knop naast de foto of via een mail naar info@jnm.be. Indien je wenst dat een foto verwijderd wordt van de nationale sociale media-account, kan dat door een mail te sturen naar info@jnm.be.  

Klachten 

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen en wij zullen alles in het werk stellen om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Bewaartermijn

JNM vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

In de praktijk betekent dit dat JNM vzw de gewone persoonsgegevens bijhoudt zolang een persoon lid of steunlid is van JNM. Na JNM-(steun)lidmaatschap bewaart JNM vzw deze gegevens nog maximum 5 jaar, met uitzondering van die gegevens die van belang zijn voor het archief. 

Gevoelige gegevens (zoals een medische fiche) worden enkel bijgehouden voor de duur van de activiteit waarvoor ze werden opgevraagd.

Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. 

De toegang tot ons ledenbestand is gebaseerd op een rechtensysteem. Dit houdt in dat de rechten tot toegang, wijziging en rapportering van gegevens in ons ledenbestand beperkt zijn tot de begeleiders die die gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen. Ook personeelsleden van JNM vzw hebben toegang tot het ledenbestand.  

• Alle personen die namens JNM vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan 

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen 

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is  

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische problemen 

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen  

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Toelichting legaliteit gegevensverzameling

De verstrekking van deze persoonsgegevens vloeit voort uit volgende wettelijke gronden:  

• contractuele basis: om lid te kunnen zijn van JNM zijn bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan dan ook geen lidmaatschap toegekend worden. Dit geldt ook voor JNM’ers die een vrijwilligersfunctie opnemen.  

• wettelijke verplichting: voor bestuurders bijvoorbeeld geldt publicatie van bepaalde gegevens in het staatsblad. Ook voor de uitreiking van fiscale attesten moeten gegevens aan de overheid verstrekt worden. 

• vitaal belang: hierbij gaat het vooral om het verstrekken van medische gegevens die noodzakelijk zijn om jou / je kind te laten deelnemen aan een activiteit of een kamp. 

• ondubbelzinnige toestemming: in veel gevallen verleen je als lid of als ouder je toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. We maken deze keuze expliciet, zodat je goed weet waar je toestemming voor geeft.

Verstrekking gegevens aan derden 


Wij kunnen je gegevens doorgeven aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Deze derde partijen ontvangen uiteraard enkel die gegevens die nodig zijn voor de realisatie van de specifieke doel. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);  

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, ...);  

• het verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen;  

• de verzending van nationale tijdschriften; 

• boekhouding, verzekeringen en bankverrichtingen; 

• medisch personeel in geval van nood aan medische bijstand; 

• het versturen van afdelingstijdschrift via bv natuurpunt in afdelingen zonder eigen afdelingstijdschrift 

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers- overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Aan andere derden geven wij geen gegevens door, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij kunnen wel persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Ook dan heb je het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. 

Gegevens van minderjarigen  

Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Cookies

JNM vzw gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je eerste bezoek aan www.jnm.be wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Ze zorgen ervoor dat de website goed werkt en dat bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen onthouden worden.  

Je kunt je hier afmelden voor cookies of door je internetbrowser zo in te stellen dat die geen cookies meer opslaat en je kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. 

Wijziging privacy statement

JNM vzw kan in de loop van de tijd zijn privacy statement wijzigen. Wij zullen wijzigingen aankondigen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement slaan we op in het archief. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.