Communicatiekanalen
Communiceren via de website
Je kan nieuwsberichten en extra pagina's plaatsen op de websiteplek van je afdeling.
Communiceren via sociale media
Wil je een Facebook-pagina starten? Een evenement aanmaken? Beginnen tweeten? Een Instagram-account openen? …
Contacteer dan de CoVer: cover@jnm.be. Zo kunnen we je helpen bij de keuze van een geschikte titel, gebruikersnaam en/of URL. Dat is belangrijk om de structuur te behouden in alle pagina's en het helpt mensen om je gemakkelijk terug te vinden.
Denk op voorhand ook eens na over de redenen waarom je met de afdeling of werkgroep op sociale media wil en ga na of er mensen zijn die je pagina’s actief kunnen en willen houden.
Pluspunten van sociale media
Informatie verstrekken die leuk is om te weten, maar niet noodzakelijk.
Tonen dat je bestaat en actief bent.
Relatie met leden / sympathisanten versterken.
Buitenwereld tonen waar je mee bezig bent. Transparantie.
Reclame maken voor jezelf, je activiteiten.
Valkuilen van sociale media
Op sociale media gaan omdat iedereen het doet, maar niet weten wat je er wil mee aanvangen.
Een account aanmaken, 5 updates plaatsen en er niets meer mee doen.
Een pagina gebruiken om persoonlijke posts te verspreiden.
Niet reageren op reacties of vragen van volgers, of – erger nog – op privé-berichten.
Veel te veel berichten posten waardoor mensen je beu worden.
Waar je moet op letten als je berichten post op sociale media
Gebruik je gezond verstand. Plaats geen berichten op een JNM-pagina die je niet op je eigen pagina zou willen zien.
Houd er rekening mee dat iedereen je berichten kan zien.
Koppel verschillende sociale media niet aan elkaar = zet Facebook-berichten niet automatisch op Twitter of Instagram en omgekeerd.
Auteursrecht en privacy, ook op sociale media
Ook op sociale media moet je zorgvuldig omspringen met de privacy van mensen en mag je niet zomaar alles posten zonder toestemming. Als je foto’s of filmpjes wil posten moet je rekening houden met de privacy (link naar: GDPR / privacy) en met het copyright (link naar: copyright) van de fotograaf of maker.
Dus…
Post niet zomaar close-up foto’s van mensen zonder hun toestemming of van kinderen zonder toestemming van hun ouders.
Post geen foto’s die door iemand anders getrokken zijn zonder dat die toestemming gegeven heeft. En vermeldt dan ook de naam van de fotograaf als hij / zij dat graag wil.
Houd wel in je achterhoofd dat eens je iets op FB gepost hebt, je afstand doet van je eigen rechten. FB mag alle foto’s die je post gebruiken (ook voor commerciële doeleinden) zonder dat jij daar iets kan tegen inbrengen.
Facebook (FB)
Organisaties zetten FB vooral in om de band met leden en de buitenwereld te versterken. Via FB kan je berichten de wereld insturen. In de eerste plaats naar JNM’ers, maar als die je berichten leuk vinden en ook delen op hun FB-pagina, groeit je bereik heel snel. En hoe meer mensen JNM kennen, hoe beter.
Voor specifieke vragen over het gebruik van Facebook is het Facebook helpcenter (link: https://www.facebook.com/help) een logische eerste stap.
Belangrijk om te weten, is ook dat hoe Facebook werkt, wat je waar kan en onder welke voorwaarden, wel eens verandert. Mocht je merken dat hier dingen staan die niet meer overeenkomen met hoe FB nu werkt, kan je dat altijd doorgeven aan cover@jnm.be
Facebook-profiel
persoonlijk profiel, enkel voor privé-personen veel privacy-instellingen mogelijk mbt zichtbaarheid
Om op FB actief te kunnen zijn, heb je altijd een persoonlijk profiel nodig.
Je FB-profiel gebruik je om persoonlijke dingen de wereld in te sturen, berichten van FB-vrienden of pagina’s te liken en te delen.
Facebook-pagina
officieel profiel van een vereniging, organisatie, bedrijf...
altijd openbaar en voor alle FB-gebruikers zichtbaar
kan je enkel aanmaken en/of beheren als je een FB-profiel hebt
Voordelen FB-pagina:
groot bereik mogelijk
interactie mogelijk
advertenties mogelijk (met lage kostprijs)
verschillende mensen kunnen verschillende beheerrollen krijgen
je kan berichten plannen voor publicatie op een later tijdstip
Nadelen FB-pagina:
geen controle over wie je post te zien krijgt (standaard ongeveer 20% van je vrienden of volgers)
vanaf een FB-pagina kan je volgers niet uitnodigen voor een evenement / vanaf je persoonlijk profiel kan dat wel
je moet er tijd insteken om af en toe berichten te posten
Facebook-account instellen
Kies een duidelijke, logische naam: 'JNM Afdeling' en vermeld bij ‘Info’ dat je een afdeling of werkgroep van JNM bent en wat je precies doet. Geef liefst ook wat info over JNM.
Gebruik het JNM-logo (afdelingslogo) als profielfoto of zorg dat het in de omslagfoto staat.
Op FB kan je een omslagfoto toevoegen aan je profiel. Bezoekers krijgen die te zien als ze naar je FB-pagina gaan. Pas die omslagfoto geregeld aan (bijv. één keer per maand) en zorg er vooral voor dat een omslagfoto die een evenement of activiteit aankondigt zo snel mogelijk verdwijnt na afloop van dat evenement / die activiteit.
Kies bij ‘Sector’ voor: Jeugdorganisatie – Milieubescherming.
Meer info op Facebook
Korte beschrijving: JNM, de beestige jeugdbeweging voor iedereen tussen 7 en 26 jaar die zich goed voelt in de natuur en zijn schouders niet ophaalt voor het milieu!
Lange beschrijving: JNM, de Jeugdbond voor Natuur en Milieu, is een jeugdbeweging voor iedereen tussen 7 en 26 jaar die zich goed voelt in de natuur en zijn schouders niet ophaalt voor het milieu. Samen trekken we het hele jaar door de mooiste natuurgebieden in en laten we ons betoveren door de zotste waarnemingen. We nemen zelf een zaag of schop in de hand en maken ruimte voor natuur. Bovendien gaan we op een duurzame en milieuvriendelijke manier door het leven en proberen we anderen daar ook warm voor te maken. En tijdens de zomermaanden? Dan kan je tijdens één van onze veertig zomerkampen in binnen- en buitenland dagenlang genieten met vrienden in de natuur.
JNM (afdeling) is vooral actief in (werkingsgebied).
Berichten plaatsen op Facebook
Om een statusupdate, link en/of foto te plaatsen of in te plannen, ga je naar de tijdlijn van je Facebook-pagina. Maak je bericht en klik op ‘Publiceren’.
Wil je dat het op een later tijdstip verschijnt, klik dan op het driehoekje rechts van ‘Publiceren’ en kies ‘Plannen’. Je kan dan de datum en het uur kiezen waarop je wil dat je bericht gepubliceerd wordt.
De vraag hoe vaak je een bericht moet posten, wordt vaak gesteld, maar is moeilijk te beantwoorden. Regelmaat is belangrijker dan veel posten. Liever elke week twee à drie berichten dan zeven op één dag en dan drie weken niets. Een maximum van drie berichten per dag en een minimum van één bericht om de twee à drie dagen wordt door experts wel eens als leidraad aangegeven.
Standaard kan je vanaf 8u tot ongeveer 22u best berichten posten op FB. Binnen die periode bekijken de meeste mensen geregeld FB.
Tips voor FB-berichten
Leg een link naar de website als het kan, zeker als je FB gebruikt om een activiteit aan te kondigen.
Foto’s, video’s en links (samen met tekst) doen het beter dan gewone tekst-updates.
Stel af en toe een vraag om je volgers aan te zetten om te reageren.
Deel nu en dan berichten van andere pagina’s die aanleunen bij JNM-thema’s.
Je mag ook af en toe een humoristisch bericht posten, maar overdrijf er niet mee.
Is er een bericht waarvan je echt wil dat heel veel mensen het te zien krijgen? Gebruik de knop ‘Bericht promoten’ onderaan je bericht. Voor een vrij klein bedrag (5 tot 20 euro ongeveer) zorgt FB ervoor dat je bericht bij enkele duizenden mensen in hun berichtenstroom verschijnt. En… je kan zelf bepalen bij wie door de doelgroep goed te definiëren.
Evenementen op Facebook
Met FB kan je activiteiten aankondigen op een aparte pagina als evenement. Op die manier kan je meer info kwijt, je kan mensen uitnodigingen om deel te nemen en je kan natuurlijk ook de url van je evenement gewoon delen op je FB-pagina.
Maak evenementen aan vanuit de organisatie-pagina. Zo verschijnt je pagina als organisator en niet jij als persoon.
Vermeld je FB-evenement ook altijd als activiteit op de website en verwijs in dat bericht op de website ook naar je FB-evenement. Zorg dat op Facebook duidelijk is dat enkel inschrijvingen via de website tellen (indien nodig) en geef heel duidelijke informatie over waar, wanneer, afspreekplaats, wat meebrengen, kostprijs …
Privé-berichten op Facebook
Personen die je pagina leuk vinden, kunnen ook privéberichten sturen. Meestal zijn dat praktische vragen over lidmaatschap en inschrijvingen. Die mensen kan je laten weten dat ze met hun praktische vragen terecht kunnen bij info@jnm.be.
Soms zal je ook de vraag krijgen om reclame te maken voor een organisatie. Promo voor natuur- en milieugerelateerde zaken kan altijd (niet té veel uiteraard), promo voor commerciële bedrijven doen we in principe niet.
Statistieken op Facebook
Hier vind je informatie over wie je volgers zijn, welke berichten het meest ‘vind-ik-leuks’ krijgen, hoeveel mensen je berichten te zien kregen, enzovoort.
Het kan interessant zijn om daar af en toe een kijkje te nemen om je een beter beeld te vormen van het soort berichten dat door je bezoekers leuk gevonden wordt en gedeeld wordt.
Met statistieken kan je ook de evolutie op langere termijn bekijken. Je kan zelf instellen over welke periode je gegevens wil en op die manier beter vergelijken.
Beheerrollen op Facebook
Voor een FB-pagina kan je aan verschillende personen verschillende rollen toekennen. Die mensen krijgen dan ook verschillende rechten op je pagina.
Als beheerder van een FB-pagina heb je de meeste rechten. Alles wat met een FB-pagina mogelijk is, kan door jou gedaan worden.
Maar misschien wil je een deel van het sociale-media-gebeuren ook door andere mensen laten uitvoeren. Dan kan je bijvoorbeeld iemand toevoegen als ‘Editor’. Die kan net zoveel als een beheerder, behalve de paginarollen en –instellingen aanpassen.
Groepen op Facebook
Op FB kan je ook een groep starten. FB heeft het dan over een ‘community’.
Groepen worden vooral gebruikt om mensen rond een bepaald thema / interesse te verzamelen.
Je kan een groep gebruiken voor interne communicatie, maar je gebruikt het niet om een breed publiek te bereiken.
Belangrijkste kenmerken van groepen:
Groepen kunnen niet-openbaar zijn = enkel toegankelijk voor leden.
Groepen kunnen besloten zijn. Je krijgt dan enkel toegang als de beheerder je toevoegt.
Instagram is een kanaal dat deel uitmaakt van Facebook (dat is dus ook van Mark!) en vooral gericht is op het delen van foto's en video's. Instagram heeft over het algemeen een iets jongere doelgroep dan Facebook, het is ook een recenter platform!
JNM heeft ook een actieve instagram met meer dan 1250 volgers: https://www.instagram.com/jnm_vzw/
Hashtags
Op Instagram is het belangrijk om hashtags te gebruiken bij je posts. Je kan je hashtags in je tekst zelf toevoegen of als eerste reactie, dan hebben ze hetzelfde effect. Hashtags zorgen ervoor dat mensen die je niet volgen, maar wel interesse hebben in het soort dingen dat je post, je ook kunnen ontdekken.
Je hashtags moeten specifiek zijn: #nature is zeer algemeen en zal miljoenen post hebben die dat gebruiken. Gebruik die niet, want dan ga je op in de massa. Ga voor specifieke hashtags (die niet te lang zijn) in het Nederlands. Voorbeelden kunnen zijn #jeugdbeweging #natuurstudie #natuurbeheer #jongerenbeweging... De hashtags moeten natuurlijk ook passen bij wat je post!
Statistieken
Hier vind je informatie over wie je volgers zijn, welke berichten meest ‘likes' krijgen, hoeveel mensen je berichten te zien kregen... Het kan interessant zijn om daar af en toe een kijkje te nemen om je een beter beeld te vormen van het soort berichten dat door je bezoekers leuk gevonden wordt en gedeeld wordt. Met statistieken kan je ook de evolutie op langere termijn bekijken. Instagram toont je enkel de cijfers van de laatste 7 dagen.
Contact
Je kan op Instagram rechtstreeks berichten sturen met mensen via Direct Messages (DM). Dit kan een reactie zijn op een verhaal, maar ook een apart bericht dat speciaal gestuurd wordt. Probeer snel te antwoorden op DM's. Zo krijgen je volgers het gevoel dat je bereikbaar bent. Als mensen je taggen of iets leuks posten over JNM met je account erin getagd kan je het reposten en ook liken. Doe dit altijd, zo toon je dat je het leuk vindt dat mensen dat delen en blijven ze dat doen.
Je kan een zakelijk profiel maken van je Instagram, dat is zonder kosten of moeite geswitcht. In een zakelijk profiel kan je dan de soort organisatie weergeven en ook een contact-adres meegeven. Hierin kan je een e-mailadres zetten. Dat helpt om praktische vragen via mail te laten toekomen, waar het gemakkelijker is om dit op te volgen.
Een Twitter-account heeft niet hetzelfde doel als een Facebook-pagina. Twitter wordt meer gebruikt voor professionele doeleinden of om meningen, kennis en expertise te delen.
Via Twitter bereik je dus niet de JNM-leden maar vooral externe partners en pers. Meestal wordt er getweet over inhoudelijke zaken. Promo van activiteiten heeft weinig zin op Twitter.
De eerste vraag die je daarom moet stellen, is of het relevant is om een Twitter-account in het leven te roepen waarop je niet in eigen naam kan tweeten. Twitter-gebruikers geven immers vaak de voorkeur aan tweets van mensen (die eventueel woordvoerder, voorzitter, manager… van een organisatie zijn).
Toch overtuigd dat je afdeling of werkgroep aan het tweeten moet? Kies een duidelijke, logische naam. Twittergebruikers worden altijd weergegeven met @ ervoor. Dus: @gebruikersnaam.
Twitter-account instellen
Gebruik op Twitter het JNM-logo (afdelingslogo) als profielfoto. Dat verhoogt de herkenbaarheid.
Vul bij website zeker de url van je afdelingswebsite of werkgroepwebsite in.
Koppel Twitter niet aan je FB-profiel. Elk platform heeft een eigen doel en een eigen publiek. Twitter wordt vooral in een professionele context gebruikt terwijl Facebook eerder gericht is op het sociaal aspect van mensen samenbrengen.
Geef bij ‘Bio’ informatie over je afdeling of werkgroep. Leg uit waarom mensen je moeten volgen op Twitter en zeg als het eventjes kan ook iets over JNM.
Via het tabblad ‘Ontwerp’ kan je het uitzicht van je Twitter-account aanpassen. Vaak zorgt dat ervoor dat je account er heel wat aantrekkelijker uitziet dan wanneer je de standaard-instellingen van Twitter gebruikt. Bovendien kan je bepaalde kleuren aanpassen (bijv. van links).
Berichten plaatsen op Twitter = Tweeten
Tweet = een bericht op Twitter.
Twitter is bijzonder handig om mensen naar je website te trekken. Vaak is dat ook nodig omdat je met het beperkte aantal tekens van een tweet lang niet altijd je volledige boodschap kwijt kan. Maar… url’s zijn vaak ont-zet-tend lang. Geen nood. Maak gebruik van een url-shortener.
De frequentie waarmee je berichten plaatst op Twitter is niet zo belangrijk. Je tweet wanneer je iets te vertellen hebt. Dat kan drie keer in één week zijn, maar ook één keer in drie maand. Op Twitter is wat je vertelt belangrijker dan dat je iets vertelt. Een actiever account zorgt wel voor meer interactie, wat je uiteindelijk wel wil.
Volgend en volgers
Wie moet je volgen op Twitter? Goeie vraag. Eigenlijk iedereen die expertise heeft in het onderwerp waarmee jij je wil profileren op Twitter. En iedereen waarvan je denkt dat die belangrijke informatie tweet op jouw terrein. Voor JNM zal dat vaak in de sectoren van natuur, milieu en jeugdwerk liggen.
De Twitter-etiquette is zo een beetje dat als iemand je volgt, jij die ook terugvolgt. Het is geen verplichting, maar vaak werkt het wel zo. Dus als je heel graag wil dat deze of gene jou zou volgen, is het een goed begin om die gewoon eerst zelf te volgen.
Twitter-woordenschat
Hashtag = #
kan je voor een relevant trefwoord zetten. Klik je daarop dan zie je alle tweets met dit trefwoord. Overdrijf niet en houd het aantal hashtags beperkt.
Retweet = een tweet van iemand anders delen. Volgers zien in hun overzicht dat je het bericht geretweet hebt en wie het oorspronkelijk postte.
Mention = vermelding
Door @username te vermelden in je tweet, vermeld je deze persoon of organisatie. Zij krijgen een melding en kunnen weer op je tweet reageren.
Opgelet: als je je tweet start met @username, krijgen enkel de personen die jou én deze gebruiker volgen deze tweet te zien. Wil je dat al je volgers de tweet zien, zet je een . voor @username.
DM = Direct Message
Een privé-bericht. Je verstuurt dit door je tweet te starten met D gebruikersnaam en dan je boodschap. Razend voorzichtig mee zijn. Er zijn al heel veel DM’s open en bloot voor de hele wereld verstuurd.
Communiceren via mail
Een goed opgestelde mail kan je veel andere communicatie besparen. Mail heeft ook het voordeel dat je het op elk moment opnieuw kan bekijken en dat er weinig discussie is over wat er precies gezegd is. Het staat namelijk ‘op mail’.
Kort en krachtig
De meeste mensen die je mail krijgen, moeten er nog 20 lezen en verliezen liefst zo weinig mogelijk tijd. Maak je mail overzichtelijk, met korte paragrafen en opsommingen. Markeer de belangrijkste punten en data in het vet of in een kleur.
Ontwerp je onderwerp
Je onderwerp is een uitnodiging om je mail te lezen. Schrijf het zoals je de titel van een artikel zou schrijven. Niemand leest een krantenartikel met als titel “BELANGRIJK: lees mij!” of erger nog: zonder titel.
Je inbox is bovendien je archief. Een goed onderwerp maakt het voor iedereen makkelijker om later mails terug te vinden. “Verslag CP 15 april” is daarom beter dan “Verslag”.
Originaliteit verleidt
Trek de aandacht en maak je mails leuk om te lezen. Gebruik animated gifs, zet je mail op rijm, geef een prijs aan de 10e persoon die op je mail reageert, kondig je zwangerschap aan in je onderwerp...
Maar let op: overdaad schaadt en trekt de aandacht weg van de inhoud van je mail.
De bijlage is bijzaak
Bijlages zijn een drempel en worden vaak niet bekeken. Overweeg of je de bijlage, of het belangrijkste deel van de bijlage, in je mail zelf kan plakken. Denk aan de samenvatting van een verslag en de todo’s.
Nee, wacht!
Herkenbaar? Je denkt ‘dit moest er ook in’ net op het moment dat je op 'verzenden' klikt. Maak gebruik van de functie 'verzenden ongedaan maken' om geen tweede mail te moeten sturen (beschikbaar in Gmail, Outlook 365 en de meeste desktop clients). Nog beter: lees je mail nog een keer rustig na voor je verzendt.
Achterlijke lul!
Hou geen verhitte discussies via mail. Probeer ergens af te spreken of bel om iets uit te praten. Stuur je toch een kwade mail: schrijf de mail en wacht een dag voor je die verzendt.
Mails schrijven is veel moeilijker dan face to face praten.
1 mail = 1 onderwerp
Als je dezelfde persoon of een groep personen twee volstrekt verschillende vragen wilt stellen, stuur dan twee mails. Zo houd je beide conversaties overzichtelijk en vermijd je dat één van de twee vragen vergeten wordt.
Dit is geen gouden regel: je moet een afweging maken om het aantal mails te beperken. Wanneer je meerdere onderwerpen bundelt in één mail, zorg dan voor een duidelijke structuur: werk met titels of een opsomming.
Is CC oké?
We vinden het bij JNM terecht belangrijk dat iedereen op de hoogte kan blijven. Maar op de hoogte blijven is niet hetzelfde als elke discussie volgen. Denk na voor je mensen en lijsten in CC zet: wie is er écht betrokken bij deze beslissing of discussie? Overweeg om een aparte lijst te maken voor projecten die langer dan een paar weken duren. En zorg ervoor dat je de rest op de hoogte houdt via updates op een vergadering of in een informatieve mail.
Zuinig zijn met ‘allen beantwoorden’
Klik niet standaard op 'allen beantwoorden'. Vaak is dit nuttig, maar niet iedereen hoeft te weten in welke maat jij de T-shirt van je ploeg wilt bestellen.
Stel je mailprogramma zo in dat je standaard enkel de verzender beantwoordt en bewust moet kiezen voor ‘allen beantwoorden’.
Maak gebruik van ‘BCC’
Wanneer je mails naar een grote groep mensen stuurt, zet dan alle ontvangers in BCC. Niet iedereen vindt het leuk dat iedereen alle e-mailadressen kan zien (en gebruiken).
Lastige lay-out
Afhankelijk van het mailprogramma dat je gebruikt, kan je mails vaak meer of minder layouten. Het kan verleidelijk zijn om een prachtige lay-out uit te werken. Let hiermee op. Een ingewikkelde lay-out wordt in elke mailclient anders weergegeven. De kans is groot dat weinig mensen jouw lay-out zien zoals je het had bedoeld. Sommige inhoud kan zelfs onleesbaar worden.
E-mailhandtekening
Je kan het JNM-logo (of een andere banner) als email-handtekening instellen. Het logo kan je downloaden op www.jnm.be/huisstijl.
In Gmail:
Ga naar het tandwieltje rechtsboven in Gmail. Klik op 'alle instellingen bekijken'. Scrol naar beneden bij het deeltje 'Handtekening'. Je kan hier tekst invoegen. Klik op het tekentje voor 'Afbeelding invoegen' (dat is naast het tekentje voor een link). Kies bovenaan uploaden en klik op 'een bestand op je apparaat selecteren' om de afbeelding op je computer te vinden.
Als de afbeelding is toegevoegd, kan je de grootte veranderen: klik op de afbeelding en kies onderaan de gepaste grootte.
Tot slot steek je er ook best een link achter. Selecteer de afbeelding. Klik op het tekentje van 'Link' (naast 'Afbeelding invoegen') en zet er https://www.jnm.be/ of een andere website.
In Outlook:
Instellingen (rechtsboven) > alle outlook instellingen (onderaan) > opstellen en beantwoorden > e-mail handtekening > afbeelding toevoegen.
Communiceren via gedrukte media
Papieren post wordt stilaan de uitzondering, nu alles via een smartphone of een computer binnenkomt. Soms kan je daar net je voordeel mee doen, want het is een beetje uitzonderlijk en daardoor ook wel speciaal. Maar er komt ook wel een en ander bij kijken.
Voordelen:
papieren post wordt zeldzaam, dus valt meer op
papieren post lijkt daardoor ook belangrijker / officiëler
papieren post biedt meer mogelijkheden om op te vallen
Nadelen:
papieren post kost geld: papier, printen of drukken, omslagen, postzegels
je moet er ruim op tijd aan beginnen, zeker als je iets wil laten drukken
ook bij papieren post weet je niet wat er met je bericht gebeurt eens het verstuurd is
Drukken vraagt tijd
Als je iets wil laten drukken (een uitnodiging, bedanking, poster…), begin er dan op tijd aan. Eens je ontwerp helemaal af is en klaar om naar de drukker te vertrekken, moet je nog ongeveer 6 werkdagen rekenen voor je het drukwerk geleverd krijgt. Wil je het (een beetje) sneller en gaat het om kleine hoeveelheden, dan kan je bij een copy center terecht.
Het juiste adres
Als je post stuurt naar gewone leden, zorg dan dat je zeker weet dat je het stuurt naar hun verblijfadres (= waar ze wonen) OF zorg dat je het ruim op tijd verstuurt zodat ook kotstudenten hun post te zien krijgen.
In het adressenbestand van JNM vind je meestal enkel het domicilie-adres.
Vergaderen: communiceren in real life
Vergaderen... niet iedereen is er een even grote fan van, maar het is o zo nuttig en nogal wat JNM’ers vinden het veruit de meest efficiënte vorm van communicatie. Komt bij dat het vaak gewoon leuk is.
Vergaderingen organiseer je als je iets in groep wil bespreken.
Vergaderen doe je omdat een aantal zaken veel vlotter gaan in groep: je kan taken verdelen en brainstormen, samen oplossingen zoeken voor gemeenschappelijke problemen, de werking evalueren...
Goed begonnen, is half gewonnen
Een vergadering staat of valt met een goede voorbereiding = een goede agenda, die je op voorhand aan iedereen bezorgt. Op die manier weet iedereen al waar het over zal gaan en kan iedereen zich voorbereiden. Het is belangrijk dat de deelnemers aan de vergadering het gevoel hebben dat de vergadering en hun aanwezigheid nut had.
Neem het heft in handen
Overloop kort de agendapunten. Behandel ze dan één voor één en werk ze volledig af. Dwaal niet te vaak af: lange vergaderingen zijn niet motiverend.
Mogelijke aanpak:
wat weten we al?
wat is het probleem? waarover moeten we beslissen?
wat denkt iedereen?
wat beslissen we?
De secretaris neemt verslag en aan het eind van elk agendapunt moet duidelijk zijn:
wat is beslist
wie wat doet
tegen wanneer
hoe
De secretaris maakt het verslag en stuurt het naar alle aan- en afwezigen. Het verslag is belangrijk om te weten wat er besproken en beslist werd. Eventueel kan je een samenvatting of een to-do-lijstje per persoon opstellen. Plaats dit onderaan het verslag, of in de e-mail die het verslag bevat.
Betrokkenheid
Het is belangrijk dat elke deelnemer zich betrokken voelt. Dit betekent niet dat iedereen aan tafel constant zijn mening moet geven, maar wel dat iedereen volgt, meedenkt en het gevoel heeft dat het belangrijk is om daar te zijn.
Voorzie daarom genoeg tijd om agendapunten door te sturen, vragen te stellen over de agenda, te discussiëren en beslissingen te nemen.
Communiceren via de telefoon
Telefoon geeft nog altijd het idee dat het 'minstens een beetje dringend’ is, en vaak dus de ideale manier als je snel iets wil weten van iemand.
Ook als het om iets complexere materie gaat, is het vaak handiger om dat telefonisch te doen, dan via mail of chat-berichten. Je kan sneller inspelen op wat iemand zegt en je hoort ook de intonatie waarmee iets gezegd wordt waardoor minder snel misverstanden ontstaan.
Voicemail
Als je iemand dringend nodig hebt, kies je best één van deze twee mogelijkheden:
Spreek geen bericht in, maar bel om de X tijd terug.
Spreek een bericht in waarin je zegt waarover het gaat en wat je zou moeten weten, en geef aan dat je binnen X tijd zal terugbellen als je ondertussen niets gehoord hebt.
Tussentussentitel Communiceren via tekstberichten
Wil je zeker weten dat iemand je bericht te zien krijgt, dan kan je een sms sturen.
Andere berichtenservices zijn onder andere Whatsapp, Messenger, Snapchat, Skype, Viber...