Afdelingsstructuur

Leeftijdsgroepen

Probeer in te zetten op aparte activiteiten voor de verschillende leeftijdsgroepen. Waarom? Omdat oudere en jongere kinderen soms een heel andere leefwereld hebben. Je kan vaak meer bereiken als je op maat werkt.

Het kan ook handig zijn als je je leidingsploeg verdeeld onder de leeftijdsgroepen. Dan is hun engagement meer afgebakend. Werken met een kernleidingsgroep voor zowel piepers, ini's als gewone leden heeft als voordeel dat dezelfde gezichten terugkomen en dat mensen een bepaalde verantwoordelijkheid voelen voor hun eigen groep.

De functiehandleiding voor piep- en iniverantwoordelijke bijvoorbeeld vinden jullie hier.

Activiteiten

Dit is dé hoeksteen van je werking - hiermee trek je zowel leden aan als jaag je ze misschien onbedoeld weg. Kinderen nemen deel aan JNM om aan natuurstudie te doen, regelmatig te beheren en op te komen voor het milieu. De pijlers én plezier maken zijn van tel.

Frequentie

Regelmaat in je activiteiten maakt het makkelijker voor je leden én hun ouders om te weten wanneer ze kunnen deelnemen. Ouders vinden het handig als er een regelmaat zit in de activiteiten, zodat ze andere hobby's en het leven hier rond kunnen plannen.

Een vaste dag in de week, zoals altijd afspreken op zaterdag om 14.00, of een vast moment in de maand, zoals bijvoorbeeld elke tweede zaterdag van de maand is voor de ini's, het eerste en derde weekend voor de piepers.

Het is goed om minstens twee keer per maand aan activiteit te organiseren. Waarom?

• Dit is ten eerste belangrijk voor groepsvorming - kinderen moeten de mogelijkheid hebben om elkaar te leren kennen.

• Ten tweede: als je er als afdeling voor wil zorgen dat JNM echt een vaste hobby wordt, is het belangrijk dat je leden genoeg de mogelijkheid hebben om deel te nemen.

Ook een ritme bepalen rond de inhoudelijke pijlers, werpt vaak vruchten af : een volledig maand werken rond één pijler, elke maand ervoor zorgen dat de drie pijlers aan bod komen. Zorg er sowieso voor dat elke activiteit gekoppeld is aan een JNM-pijler.

Locatie

Als je met je afdeling focust op een bepaald kerngebied, heeft dat als voordeel dat dezelfde leden vrijwel altijd kunnen komen en dat maakt je werking veel zichtbaarder.

Is een activiteit verder weg? Dan helpt het om af te spreken op een vaste plek en dan van daaruit samen verder te reizen. Een lokaal kan goed werken als centraal punt, maar denk ook aan een treinstation of een makkelijk bereikbare centrale plek (vb restaurant met grote parking, P+R, ...).

Denk erover na hoe je carpoolen binnen de afdeling gemakkelijk kan organiseren - een whatsappgroep kan al wonderen doen.

Communicatie

Het is belangrijk dat ouders weten dat er activiteiten zijn en dat dit goed op voorhand gecommuniceerd wordt, zodat ze dit kunnen inplannen. Zet activiteiten minstens één maand op voorhand op de site. Wat nog beter werkt is bijvoorbeeld per trimester of semester alle activiteiten op de site te zetten. Zo moeten ouders de website maar één keer bezoeken om hun kind voor meerdere activiteiten in te schrijven.

Het kan handig te zijn om ook in de communicatie een bepaald ritme in te voeren, bijvoorbeeld een vaste dag afspreken om via een vooraf afgesproken kanaal te communiceren. Sommige afdelingen werken met een maandelijkse nieuwsbrief of activiteitenoverzicht.

Je weet nu hoe je kan omgaan met met de frequentie van activiteiten, maar hoe je een activiteit best concreet uitwerkt, vind je hier. Je hoeft het warm water ook zelf niet uit te vinden: bekijk gerust de activiteitenfiches en vind via de filter de activiteit die jullie nodig hebben.

Vergaderen

Frequent vergaderen helpt om de betrokkenheid van je afdelingsbestuur te verhogen en uitdagingen tijdig aan te pakken. Maar wat is dat nu 'frequent genoeg' vergaderen? We helpen jullie op weg:

• vergadering 1: tussen mei & juli = de bestuurswissel

  • wil je hierover mee weten? Bekijk gerust de pagina's bestuurswissel & overdracht

  • vergeet niet nu al een startdagverantwoordelijke aan te duiden en de startdag op de website te zetten

• vergadering 2: tussen augustus & september = planningsvergadering 1e semester

  • tip: het kan handig zijn om de activiteiten op voorhand te bepalen indien je je leidingsgroep verdeelt over meerdere leeftijdsgroepen.

• vergadering 3: november = evaluatie- & planningsvergadering

  • Bekijk zeker de pagina evalueren ter inspiratie - de Lange Inhoudelijke Jaarevaluatie bijvoorbeeld is een online formulier dat je gewoon kan kopiëren en aanpassen.  

  • Planning: de activiteiten vastleggen voor de wintermaanden

• kampvergadering: meestal november-december

• vergadering 4: februari = planningsvergadering 2e semester

  • Dit is ook een goed moment om weer iedereen samen te roepen na een periode van winterrust waarin het vrijwilliggersengagement lager ligt.

• vergadering 5: april/mei =evaluatievergadering

  • Dit is een moment om te evalueren hoe het jaar verliep (korte ei), maar ook vooruit te kijken naar de zomer.

Het kan handig zijn om de volgende vergadering telkens vast te leggen op het einde van de vergadering. Hou ook rekening met andere vergaderingen, zoals regio-, ouderavondvergaderingen en overleg met partners.

Teambuilding

Vergeet niet om genoeg toffe waarderingsmomenten in te passen in jullie jaarplanning. Denk bijvoorbeeld aan eens samen gaan bowlen, op café gaan, samen spotten of een kerstfeestje te houden.