Overdracht
Wat? Waarom? Hoe?
Soms gebeurt het weleens dat de oude garde die je afdeling al jarenlang aan het trekken is ermee stopt en dan moet je plots een afdeling runnen en uitzoeken hoe dit werkt. Of je wilt een nieuwe functie uitvoeren maar weet niet hoe je daaraan begint en je voorganger lost ook niet veel. Misschien ben je zelf wel diegene die een functie gaat overdragen en weet je niet hoe je daar werk van maakt? Wel, al deze situaties hebben iets gemeen, namelijk het ontbreken van een goede overdracht of gewoon niet weten hoe er aan te beginnen. Geen nood, we got you!
Overdracht is ervaring en kennis die je hebt opgedaan bij het uitvoeren van een functie doorgeven op een manier die ervoor zorgt dat de nieuwe persoon vlot je functie kan overnemen.
4-fasenmodel
Een overdracht kan je opdelen in 4 fasen die je idealiter kan verdelen over een JNM-werkjaar. Elke fase heeft zo haar aandachtspunten en doelen. Download hier de sjablonen van het 4-fasenmodel om ze zelf te gebruiken.
Fase 1: voorbereiding
In de voorbereidingsfase kijk je eerst naar wat je van je voorganger hebt meegekregen. Van daaruit ga je na of er nog dingen onduidelijk zijn over de functie voor jou. Je denkt ook na over hoe deze functie het beste past binnen jouw team en hoe je de taken op een slimme en werkbare manier kunt organiseren. Noteer de struikelblokken en vraagtekens in het sjabloon. Geleidelijk aan ga je samen met je medebestuurders en je voorganger op zoek naar goede oplossingen.
Fase 2: opvolgers zoeken + laten meelopen
Halverwege het werkjaar begin je rustig op zoek te gaan naar iemand die jouw functie wil overnemen (indien je gaat stoppen). Je laat die persoon stap voor stap met je meekijken, zodat die de functie beter leert kennen. Betrek je opvolger bij zoveel mogelijk taken – denk aan het organiseren van dingen, het praktische werk, wat er allemaal bij komt kijken in theorie, én hoe je mensen betrekt en motiveert. Probeer zo open mogelijk te zijn: wat voor jou vanzelfsprekend is, kan voor iemand anders juist best lastig zijn om te begrijpen.
Fase 3: overdracht
In deze fase doe je de echte overdracht: de bestuurswissel. Zorg dat je hier voldoende tijd voor neemt en plan het ruim op voorhand. Het is ook een goed moment om terug te blikken: hoe is het jaar verlopen en hoe zijn de verschillende functies ingevuld? Maak er iets leuks van, bijvoorbeeld door een kleine teambuilding te organiseren – dat helpt om mensen te motiveren en zorgt voor een fijne sfeer. Na de bestuurswissel ga je nog even 1-op-1 in gesprek met je opvolger. Zo kunnen jullie laatste vragen bespreken en geef jij duidelijk mee hoe de opstart van de functie eruitziet.
Fase 4: opvolging
Na de bestuurswissel start eigenlijk de belangrijkste – maar vaak ook de eenvoudigste – stap van de overdracht: de opvolging. Hoe doe je dat goed? Simpel: door aanwezig te zijn, mee te kijken en goed te luisteren naar je opvolger. Vanaf nu heb jij de functie losgelaten en is het aan je opvolger om ermee aan de slag te gaan. Maar herinner je je nog hoe het voor jou was in het begin? Dat je soms nog met vragen zat of wat houvast nodig had? Dan is het fijn als er iemand klaarstaat. En dat ben jij nu. Gewoon beschikbaar zijn en even meedenken wanneer nodig, dat is vaak al genoeg.
Wil je graag voorbeelden zien van struikelblokken en oplossingen per fase? Download dan dit document 😊
Wil je deze oefening eens in de vorm van een sessie doen? Contacteer dan vom@jnm.be. Of heb je nog een inhoudelijke vraag? Contacteer dan afdelingen@jnm.be.
Veel succes!!