Vergaderen
< Ga terug naar Werken als team
Hier vind je een handvol nuttige tips voor een vlotte en constructieve vergadering met je afdeling of ploeg.
Wil je graag meer?
Er bestaat een uitgebreide handleiding over vergaderen.
Vraag de vorming op maat (VOM) ‘Vergaderen’ aan. Meer info op de vormingspagina.
Op BasisAnimatorCursus (BAC) maak je kennis met de basics van vergaderen en op HoofdAnimatorCursus (HAC) leer je een vergadering voorzitten. Hier meer info over vormingen.
Vlot en constructief vergaderen: 5 vuistregels
1. Bereid je vergadering goed voor
Maak een agenda: schrijf per punt op wat je al weet en wat moet besproken worden + wie het puntje gaat brengen
Stuur je agenda enkele dagen op voorhand door en vraag naar aanvullingen bij je afdeling of ploeg
JNM heeft sjablonen voor afdelingsvergaderingen en HB-vergaderingen. Zo hebben alle verslagen dezelfde structuur, en vergeet je zeker niets. Hier vind je de slabonen.
2. Las pauzes in of gebruik energizers
Lesuren duren maar 50 minuten omdat dat gemiddelde tijd is dat iemand zich kan concentreren. Voorzie dus genoeg pauzes!
Zorg voor een kort actief intermezzo (bv. de vloer is lava) waardoor iedereen terug energie heeft en beter kan opletten. Ideetjes voor leuke energizers vind je bij de Ambrassade.
Maak op voorhand een lijstje met energizers, die je kan inzetten als je voelt dat de energie binnen de vergadering zakt.
3. Maak een duidelijke taakverdeling
De moderator: zit de vergadering voor en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Dit hoeft niet altijd de voorzitter te zijn, wissel af binnen het team, het is een goede oefening voor iedereen.
De secretaris: neemt verslag en stuurt dit nadien naar iedereen, ook naar wie afwezig was. Zorg dat het verslag duidelijk en leesbaar of begrijpbaar is, ook voor wie er niet bij was.
Timekeeper: houdt de tijd in de gaten en let erop dat de verschillende agendapunten of discussies niet te hard uitlopen.
4. Laat iedereen aan het woord
Je kan hiervoor handgebaren gebruiken. Door een bepaald handgebaar te tonen kan je iets aangeven zonder dat je hierbij hoeft te spreken. Zo kan je bijvoorbeeld een specifiek handgebaar tonen om aan te geven dat je ergens mee akkoord bent, een ander om aan te geven dat je graag wat extra verduidelijking wil...
5. Start en eindig met een rondje
Tijdens het rondje komt iedereen om de beurt even aan het woord. Zo vermijd je dat bepaalde punten onverwacht tijdens de vergadering naar boven komen, en het is ook een fijne manier om een vergadering te starten. Voorbeelden zijn:
Top- en flopmoment van afgelopen week/maand
Wat was motiverend afgelopen week/maand? Wat niet?
Check-in: is er iets waar we als groep rekening mee moeten houden? (vroeger vertrekken, moe, veel/weinig energie...)
Op het einde van de vergadering doe je opnieuw een rondje. Daarbij vraag je of iedereen met een tevreden gevoel de vergadering afsluit en of er nog iets is dat moet worden besproken.
Extra: Online vergaderingen
Sinds corona vergaderen we meer digitaal, en dat is niet altijd even simpel. Maar soms wel handig want JNM'ers komen van overal! Op de website van Formaat vind je heel wat tips & tricks over online vergaderen.