Stappenplan en deadlines

December/januari: eerste voorbereiding 

• Tijd voor een eerste vergadering. Roep je (voorlopig) KC samen. 

• Leer elkaar kennen. 

• Verdeel de functies. Spaar eventueel een geschikte functie voor een BAC-stagiair.

• Bepaal doelgroep (piep, ini, groot) en inhoud (milieu, werk, natuur of een verhaal). 

• Bepaal de datum: begin liefst in het weekend of op maandagochtend. Eindig liefst op een vrijdagavond of in het weekend. Ouders moeten soms vakantie nemen om de kinderen op kamp af te zetten. 

  • Heel veel kampen gaan door tussen 1-11 juli. Dat legt een grote druk op het matrassenteam en de jobstudent. Daarom is tijdens congres 2023 de motie '10 juli materiaalrustdag' gestemd. Concreet? Leen je materiaal van nationaal, breng je dat ten laatste 9 juli terug of haal het ten vroegste 11 juli op. Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel. Meer informatie vind je op materiaalrustdag 10 juli | JNM. Hou hier dus rekening mee als je de data voor je kamp vastlegt.

• Bespreek de locatie: leuke kampplaatsen worden opgemerkt door toekomstige deelnemers. Zoek een kampplaats met de kampplaatszoeker en probeer je locatie bevestigd te krijgen voor je je kamp moet registreren ! 

• Overloop de deadlines en maak een duidelijke taakverdeling. 

• Wil je slapen in gebouwen, of tenten huren die niet van JNM komen? Dan reserveer je die zo snel mogelijk. 

• Kijk na of je extra subsidies kan krijgen, bv. bij de gemeente waar je op kamp gaat. Werkt bijzonder goed bij afdelingskampen.

• Inspiratie over hoe je ecologisch op kamp kan gaan, vind je hier. 

• Goesting om al eens na te denken over een tof spel? Snuister zeker eens door de activiteitenfiches.  

1 februari: de kampregistratie 

Vanaf werkjaar 2023-2024 is er een nieuwe manier om je kamp te registreren.

Voor 1 februari doe je twee dingen om je kamp officieel in te dienen:

1) Kampenfiche: Je dient uiterlijk op 1 februari dit formulier in.

Dit bevat enkele vragen waarvan de antwoorden niet op de website staan. Die informatie is essentieel voor de ploegen die er mee voor zorgen dat jouw kampenzomer een topzomer wordt: de matrassen, de jobstudent en het kampenteam.

2) Activiteit op de website: Je kamp moet voor 1 februari aangemaakt zijn via jnm.be/cms en online staan.

• Voor een afdelingskamp kan je simpelweg met met je afdelingsgebruiker een kamp aanmaken.

• Voor een nationaal kamp kan je via eender welke gebruiker een kamp aanmaken en aanduiden dat het voor nationaal is. Hierbij moet je wel nog wachten op toestemming van het kampenteam (kampen@jnm.be) voor het op de website verschijnt (zolang het kamp aangevraagd is voor 1 februari is dit in orde).

• Voor een opengesteld kamp moet je zowel een afdelingskamp, als een nationaal kamp aanmaken (zie de twee stappen hierboven).

Nuttige tips als je je kamp op de website plaatst:

• De naam van je kamp: liefst geen onuitspreekbare of veeeeeeeeeeeeeeeeeel te lange namen ;) 

• Een wervend tekstje: hiermee maak je JNM'ers warm zodat ze voor jouw geweldige kamp kiezen 

• Vermeld duidelijk of je kamp een opengesteld afdelingskamp is, meerdere leeftijdsgroepen bevat of groter is dan normaal. Ouders weten dat soort dingen graag. 

• Het soort kamp: de leeftijdsgroep, en vergeet het inhoudelijke thema niet aan te duiden bij het aanmaken van het kamp.

• De datums: achteraf een datum wijzigen zorgt voor veel problemen. Doe het niet! (en indien het echt niet anders kan, contacteer zeker kampadmin@jnm.be) Denk aan de gouden tip (zie hierboven) wanneer je de periode van het kamp bepaalt (niet automatisch in de eerste week van juli).

• Het (kern)KC: voorzitter, ping, foer.  

• Andere KC-leden: hoe meer KC-leden met functie je doorgeeft, hoe beter wij de juiste info bij de juiste persoon krijgen. Vergeet die dus niet in te schrijven in het kamp met de juiste functie.

• De locatie: heb je nog geen exacte locatie, maar wel al een idee (provincie, gebied…), vul dat dan in en laat, van zodra je de locatie kent, iets weten aan kampadmin@jnm.be. 

• Het aantal deelnemers (zonder KC): kies meteen het maximum, nationaal gaat je geen extra deelnemers meegeven. 

• Hoeveel stagiairs je mee wil. 

• Administratieve gegevens zoals rekeningnummer, telefoonnummers...

• Door tijdig je kamp te registreren door te geven, zal jouw nationaal of opengesteld afdelingskamp kunnen verschijnen in het Kikkertje of de Euglena! 

Maart: kampen online 

De nationale kampen en opengestelde afdelingskampen komen online. 
De handleidingen voor kampvoorzitters worden in deze periode verstuurd. 

10 maart: materiaal 

De praktische ploeg voorziet materiaal dat je kan ontlenen, zoals natuurstudiekoffers, tenten, kooksets, spelmateriaal… Via een formulier geef je aan welk nationaal materiaal je mee wilt en wanneer je het wilt komen afhalen en terugbrengen.

Op deze pagina vind je het formulier en meer info over het uitlenen van materiaal.

10 april: de convo 

Je convo is klaar voor de druk en je mailt hem naar kampadmin@jnm.be. 
Je hoeft niet vanaf nul te beginnen om een convo te maken, je vindt hier meer info over wat er in de convo kan en een sjabloon. 
Nationaal voegt eventueel bijlagen toe (teken, vegetarisme, nazofé, …), drukt af en verstuurt.

Mei: de puntjes op de i 

Iedereen die een functie opneemt in het KC krijgt de handleiding per mail doorgestuurd. Wil je toch nog een papieren versie? Stuur een mailtje naar kampadmin@jnm.be. 

Mei is ook het perfecte moment voor een vergadering. Dan plan je je activiteiten en maak je een weekschema. Uiteraard kan je op kamp nog aanpassingen maken, maar iedereen weet nu wat moet voorbereid worden. Voorbeelden van weekschema's vind je hier. Haal zeker ook inspiratie uit de database van de activiteitenfiches.  

Juni: eerste storting van het kampgeld  

Het kampgeld wordt gestort. De kampping ontvangt het deelnamegeld dat al betaald werd. Een deel houden we af voor NjamNjam, eventuele voorschotten, convo’s en administratie (10%). 

Als nog niet iedereen betaalde, volgt een tweede storting rond de start van je kamp. De laatste restjes worden in een eventuele na-storting betaald.

Twee weken voor je kamp 

Je treft de laatste voorbereidingen: 

• Neem nog een laatste keer contact op met de locatie en bespreek duidelijk je aankomstuur en afspraken ivm afval, drinkbaar water, schaduw... 

• Contacteer je KC nog een keer. Herinner hen aan de laatste afspraken. 

• Stuur nog een mail naar de ouders met de laatste concrete afspraken, deelnemerslijst om te carpoolen (opgelet met privacy!) en/of opstapverantwoordelijken, laatste oproep om speciale diëten door te geven, … 

• Vraag kortingskaarten aan bij de winkels in de buurt. 

• Licht de bakker op tijd in, zodat deze genoeg brood kan bakken. 

• Je kan, via Collect&Go naar of Solucious grote bestellingen laten leveren. 

• Ligt de afspraakplaats niet bij het kampterrein? Je kan met een fietskar enkele keren heen en weer fietsen om met de bagage naar de kampplaats te rijden. Vraag rond bij ouders of KC om er één uit te lenen. Of vraag op voorhand aan een ouder met een auto om te rijden.

Maak een meeneemlijstje voor jezelf/je KC. Volgende dingen kunnen handig zijn: 

• Adressen en telefoonnummers van dokters, ziekenhuizen en apothekers in de buurt.  

• Nummers en adressen van winkels en fietsenmakers in de buurt 

• Gsm met oplader waarvan het nummer ook in de convo stond  

• Duck tape, aansteker, touw, zakmes 

• Gasfles 

• Fluitje 

• Papier, schrijfgerief 

• Een eigen EHBO-tas 

• Een goede zaklamp 

• Fietsherstelgerief 

• (Fiets)kaart van de omgeving 

• Helm en fluovestje, verplicht op piep/inikamp 

• Gezelschapsspelletjes, voetbal, gitaar 

• Natuurgids 

• Verrekijker

De start van het kamp! 

Eindelijk! Het langverwachte moment is aangebroken: de start van het kamp! Pret verzekerd, maar vergeet in alle dolheid niet:  

• Een babbeltje met de ouders te doen wanneer ze aankomen. 

• De EHBO-fiches op te halen. In de EHBO-koffer vind je blanco exemplaren voor ouders die er geen mee hebben. 

• Eventueel geef je de ouders een brief of kampplanning. Zo weten ze wat er zal gebeuren en voelen ze zich verbonden; de kinderen krijgen die natuurlijk niet en weten nog niet wat er gaat gebeuren. 

• Zorg voor een inleidend kennismakingsspel. Dit breekt het ijs tussen de deelnemers. 

• Vraag eens rond wat de verwachtingen zijn. Misschien komen leuke ideeën boven, of net activiteiten die niemand wil.

Op kamp 

Enkele tips voor tijdens het kamp: 

• De ping houdt de financiën bij en iedereen geeft meteen zijn ticketjes aan de ping. 

• Hou het veilig, zie veiligheid op tocht.

• Controleer regelmatig iedereen op teken 

• Bij problemen bel je nationaal 09/22 34 781 of het noodnummer 0486/13 54 20 

• Houd elke avond een vergader- en evaluatiemoment om bij te sturen en de volgende dag te overlopen 

• Bezorg piepers geen trauma's tijdens een nachtspel, het donker is al eng genoeg. 

Op het einde van het kamp: 

• Bij het ophalen van de kinderen doe je een praatje met de ouders, over de fantastische kampavonturen van hun kroost 

• Geef de EHBO-fiches terug met ID-kaarten 

• Laat de ouders tussen de verloren voorwerpen kijken 

• Maak reclame voor trollenfeest/ininazofé/nazofé/congres 

• Evalueer de stagiairs 

• Vraag feedback aan medebegeleiders 

• Evalueer het kamp: wat was goed, minder goed? Wat was niet duidelijk? 

• Gouden tip voor in een handleiding? Geef die door aan kampen@jnm.be, zo help je je opvolgers

Na het kamp 

• Materiaal en NjamNjam-koffers breng je terug. Samen met de jobstudent controleer je alle koffers en tenten. Reken er dus op dat je wel wat tijd zal nodig hebben. 

• Verzekeringspapieren moeten binnen de 14 dagen op het bondssec terechtkomen. 

• Verloren voorwerpen kun je (eventueel in de NjamNjam-koffers) naar het bondssec brengen. Zorg dat de naam van het kamp duidelijk op de zak of bak staat, dat maakt het zoeken makkelijker achteraf. 

• Heb je mooie foto's? Zet ze op de website en stuur ze ook naar communicatie@jnm.be. 

• Zet je kamplocatie op de kampplaatsenlijst. 

• Maak het financieel verslag.

15 september: financieel verslag 

Je dient het financieel kampverslag in. Dien je (zonder te waarschuwen) te laat in, dan worden verliezen niet terugbetaald. 

Voor septemberkampen wordt deze deadline verschoven naar 15 oktober. 

Hulp nodig bij het opmaken van je kampverslag? Vraag hulp aan de kampadmin@jnm.be!