Evalueren

Waarom evalueren? 

Je werking onder de loep nemen leert je wat je minder goed deed en wat je in de toekomst beter kan doen. Op een evaluatie kan je dingen uitspreken in groep. Dit helpt om in de toekomst beter samen te werken. Kortom, evalueren helpt je altijd vooruit! 

Wanneer en hoe evalueren? 

Evalueren kan altijd. Je kan evalueren naar aanleiding van een bepaalde gebeurtenis (bv. een bestuurslid dat taken niet uitvoert of een voorval op een activiteit), je kan de algemene werking van je afdeling of ploeg evalueren of je kan de functies evalueren tijdens de bestuurswissel op het einde van het jaar. Ook als alles perfect verloopt is het waardevol om je werking te evalueren! 

1. Tussentijdse evaluatie: algemene werking

Wat kan je allemaal evalueren van je werking? 

• Activiteiten: voorbereiding, verloop, aantal aanwezigen, soort activiteit... Een tool die je kan inspireren, is ABS.

• Hoe worden de verschillende functies uitgevoerd, de werking van het bestuur in het algemeen (communicatie, manier van werken...) 

• Financiën 

• Communicatie met ouders, gemeentes en steden (subsidiekanalen), Natuurpunt, JNM Nationaal, de (buur)afdelingen…  

• Afdelingstijdschrift, werkgroepflash 

• Verschillende leeftijdsgroepen (piep, ini, gewoon) en hun doorstroom (= toekomst van de afdeling) 

• Ledenaantal en promo 

• Gebeurtenissen die om een evaluatie vragen 

• … 

2. Eindevaluatie: bestuur 

Op het einde van je werkjaar doe je een bestuurswissel. Voor iedereen een nieuwe functie krijgt, is het niet slecht om eens te kijken hoe de functie in het afgelopen jaar uitgevoerd werden. Zo leer je veel over jezelf, over de functie en kan je beslissen of je je functie nog een jaartje wil verder doen. Het is ook een goed moment om eens kritisch naar functies te kijken. Moeten die anders aangepakt worden in de toekomst?  
 
Meer info over de bestuurswissel: HIERZO.  

Evalueren: hoe pak je het aan? 

Voorbereiding: bevraging 

Voor je een evaluatievergadering houdt met je afdeling, kan het interessant zijn om de mening van je afdelingsbestuursleden te vragen.  

De AfdelingsOndersteuningsPloeg (AOP) van JNM heeft daarvoor twee sjabloonformulieren gemaakt: de korte EI en de lange IJ.  

• Korte EI ofwel het Kort Evaluatie Instrument. Dupliceer het formulier zodat je het zelf kan aanpassen en gebruiken. 

• Lange IJ ofwel de Lange Inhoudelijke Jaarevaluatie. Dupliceer het formulier zodat je het zelf kan aanpassen en gebruiken. 

Het is nuttig om halverwege het werkjaar de Lange IJ te gebruiken, om vervolgens tijdens de tweede helft van het werkjaar aan de slag te gaan met de output.

Op het einde van het werkjaar kan je dan de Korte EI gebruiken. Dat is een handige tool om het werkjaar mee af te sluiten.  

Een uitgebreide handleiding voor de beide tools vind je hier. Je kiest natuurlijk zelf hoe en wanneer je de evaluatietools gebruikt!  

Ondervind je problemen met een van de tools? Stuur een mailtje naar opperraccer@jnm.be. 

Kies je werkvorm 

Naast de bevraging vooraf (EI of IJ) kan je ook een werkvorm kiezen voor je evaluatie op het moment zelf, in plaats van gewoon de bevraging te overlopen, of "wat vonden we van...?" in de groep te gooien. Werkvormen zetten mensen meestal meer aan tot nadenken, en het is ook gewoon eens iets anders. 

Op HoofdAnimatorCursus (HAC) en InstructeurCursus (IC) leer je heel wat werkvormen kennen. Je vindt er ook veel op de werkvormendatabank van de Ambrassade. Enkele voorbeelden:

Bron: https://nl.pinterest.com/pin/310396599301638660/
   

• De hand: je laat iedereen zijn hand overtekenen. Dan plaatst ieder bij elke vinger een bepaald element van de evaluatie. Duim = "wat was goed?", wijsvinger = "waar willen we naar toe?", middenvinger = "fuck you, hier kwam commentaar op, maar dat was niet terecht", ringvinger = "hieraan ben ik trouw, trots op", pink = "hierin kunnen we groeien".

• Wasknijper. Je stelt verschillende vragen. Steeds plaatst iedereen de wasknijper op zichzelf. Hoe hoger, hoe beter die het vond. Hoe lager, hoe minder. Daarna bespreek je. 

Creëer een goede setting 

 Enkele tips over het moment van de evaluatie:  

• Zorg voor een open sfeer. Een aangename locatie en iets lekkers om te eten, helpen hierbij. Een potluck dessertenbuffet gaat er bij iedereen wel in.  

• Laat iedereen de evaluatie voorbereiden. Mensen staan meer open voor feedback als ze hier zelf al eens over konden nadenken.  

• Voorzie voldoende tijd voor de evaluatie, zodat alles uitgesproken kan worden. Tegelijk hoeft je evaluatie ook geen eeuwen te duren. Neem eens een kijkje op de pagina Vergaderen voor tips & tricks voor een gestructureerde vergadering. 

Feedback geven: hoe doe je dat?  

Neem de FIETs! (Feiten- Interpretatie - Effect-Toekomst) 

• Begin steeds met het beschrijven van de feiten, observaties. Geef een concrete beschrijving van het gedrag/wat er gebeurde. Bv. "Op de laatste pieptocht waren de fluohesjes niet mee". 

• Maak dan pas de interpretatie. Wat is het gevolg van dat gedrag? "Daardoor moesten we met de piepers in het donker langs een drukke baan lopen. Dat was gevaarlijk." 

• Vertel dan welke effect dit heeft, welke gevoelens dat gedrag veroorzaakt. "Ouders kunnen daardoor het gevoel krijgen dat we de veiligheid van de piepers niet belangrijk vinden, en hun kinderen niet meer naar JNM laten gaan. Zo verliezen we leden, en dat vind ik jammer". 

• Ga dan naar de toekomst, of doe een suggestie ter verbetering. Hoe zou je het anders zien? "Hoe kunnen we er in de toekomst voor zorgen dat de fluohesjes niet meer vergeten worden?”  Maak een concrete afspraak.