Communicatiekanalen
Communiceren via de website
Je kan nieuwsberichten en extra pagina's plaatsen op de websiteplek van je afdeling.
Communiceren via sociale media
Wil je een Facebookpagina aanmaken? Een evenement aanmaken? Een Instagramaccount openen? …
Contacteer dan de CoVer: cover@jnm.be. Zo kunnen we je helpen bij de keuze van een geschikte titel, gebruikersnaam en/of URL. Dat is belangrijk om de structuur te behouden in alle pagina's en het helpt mensen om je gemakkelijk terug te vinden.
Denk op voorhand ook eens na over de redenen waarom je met de afdeling of werkgroep op sociale media wil en ga na of er mensen zijn die je pagina’s actief kunnen en willen houden.
Pluspunten van sociale media
Informatie verstrekken die leuk is om te weten, maar niet noodzakelijk.
Tonen dat je bestaat en actief bent.
Relatie met leden / sympathisanten versterken.
Buitenwereld tonen waar je mee bezig bent. Transparantie.
Reclame maken voor jezelf, je activiteiten.
Valkuilen van sociale media
Op sociale media gaan omdat iedereen het doet, maar niet weten wat je er wil mee aanvangen.
Een account aanmaken, 5 updates plaatsen en er niets meer mee doen.
Een pagina gebruiken om persoonlijke posts te verspreiden.
Niet reageren op reacties of vragen van volgers, of – erger nog – op privé-berichten.
Veel te veel (irrelevante) berichten posten waardoor mensen je beu worden.
Waar je moet op letten als je berichten post op sociale media
Gebruik je gezond verstand. Plaats geen berichten op een JNM-pagina die je niet op je eigen pagina zou willen zien.
Houd er rekening mee dat iedereen je berichten kan zien.
Koppel verschillende sociale media niet aan elkaar = zet Facebook-berichten niet automatisch op X of Instagram en omgekeerd.
Auteursrecht en privacy, ook op sociale media
Ook op sociale media moet je zorgvuldig omspringen met de privacy van mensen en mag je niet zomaar alles posten zonder toestemming. Als je foto’s of filmpjes wil posten moet je rekening houden met de privacy en met het copyright van de fotograaf of maker.
Dus…
Post niet zomaar close-up foto’s van mensen zonder hun toestemming of van kinderen zonder toestemming van hun ouders.
Post geen foto’s die door iemand anders getrokken zijn zonder dat die toestemming gegeven heeft. En vermeldt dan ook de naam van de fotograaf als die dat graag wil.
Houd wel in je achterhoofd dat eens je iets op FB gepost hebt, je afstand doet van je eigen rechten. FB mag alle foto’s die je post gebruiken (ook voor commerciële doeleinden) zonder dat jij daar iets tegen kan inbrengen.
Facebook (FB)
Organisaties zetten FB vooral in om de band met leden en de buitenwereld te versterken. Via FB kan je berichten de wereld insturen. In de eerste plaats naar JNM’ers, maar als die je berichten leuk vinden en ook delen op hun FB-pagina, groeit je bereik heel snel. En hoe meer mensen JNM kennen, hoe beter.
Voor specifieke vragen over het gebruik van Facebook is het Facebook helpcenter (link: https://www.facebook.com/help) een logische eerste stap.
Belangrijk om te weten, is ook dat hoe Facebook werkt, wat je waar kan en onder welke voorwaarden, wel eens verandert. Mocht je merken dat hier dingen staan die niet meer overeenkomen met hoe FB nu werkt, kan je dat altijd doorgeven aan cover@jnm.be.
Voordelen FB-pagina:
Groot bereik mogelijk.
Interactie mogelijk.
Verschillende mensen kunnen verschillende beheerrollen krijgen.
Je kan berichten plannen voor publicatie op een later tijdstip.
Nadelen FB-pagina:
Niet meer zo populair bij mensen die jonger zijn dan 26. Vooral oude sokken/ouders en voogden bereik je nog met Facebookposts.
Geen controle over wie je post te zien krijgt (standaard ongeveer 20% van je vrienden of volgers).
Vanaf een FB-pagina kan je volgers niet uitnodigen voor een evenement / vanaf je persoonlijk profiel kan dat wel.
Facebookaccount instellen
Kies een duidelijke, logische naam: 'JNM Afdeling' en vermeld bij ‘Info’ dat je een afdeling of werkgroep van JNM bent en wat je precies doet. Geef liefst ook wat info over JNM.
Gebruik het JNM-logo (afdelingslogo) als profielfoto of zorg dat het in de omslagfoto staat.
Op FB kan je een omslagfoto toevoegen aan je profiel. Bezoekers krijgen die te zien als ze naar je FB-pagina gaan. Pas die omslagfoto geregeld aan en zorg er vooral voor dat een omslagfoto die een evenement of activiteit aankondigt zo snel mogelijk verdwijnt na afloop van dat evenement / die activiteit.
Kies bij ‘Sector’ voor: Jeugdorganisatie – Milieubescherming.
Meer info op Facebook
Korte beschrijving: JNM, de beestige jeugdbeweging voor iedereen tussen 7 en 26 jaar die zich goed voelt in de natuur en het milieu belangrijk vindt!
Lange beschrijving: JNM, de Jeugdbond voor Natuur en Milieu, is een jeugdbeweging voor iedereen tussen 7 en 26 jaar die zich goed voelt in de natuur en het milieu belangrijk vindt. JNM is samen de natuur intrekken, spelen in de bossen, op zomerkamp gaan... Natuurstudie, natuurbeheer en milieu zijn onze drie thema's. Maar... we maken vooral veel plezier! Altijd en overal, liefst met zoveel mogelijk JNM’ers samen.
JNM (afdeling) is vooral actief in (werkingsgebied).
Berichten plaatsen op Facebook
Om een statusupdate, link en/of foto te plaatsen of in te plannen, ga je naar de tijdlijn van je Facebook-pagina. Maak je bericht en klik op ‘Publiceren’.
Wil je dat het op een later tijdstip verschijnt, klik dan op het driehoekje rechts van ‘Publiceren’ en kies ‘Plannen’. Je kan dan de datum en het uur kiezen waarop je wil dat je bericht gepubliceerd wordt.
De vraag hoe vaak je een bericht moet posten, wordt vaak gesteld, maar is moeilijk te beantwoorden. Regelmaat is belangrijker dan veel posten. Liever elke week twee à drie berichten dan zeven op één dag en dan drie weken niets. Een maximum van drie berichten per dag en een minimum van één bericht om de twee à drie dagen wordt door experts wel eens als leidraad aangegeven.
Standaard kan je vanaf 8u tot ongeveer 22u best berichten posten op FB. Binnen die periode bekijken de meeste mensen geregeld FB.
Tips voor FB-berichten
Leg een link naar de website als het kan, zeker als je FB gebruikt om een activiteit aan te kondigen.
Foto’s, video’s en links (samen met tekst) doen het beter dan gewone tekst-updates.
Stel af en toe een vraag om je volgers aan te zetten om te reageren.
Deel nu en dan berichten van andere pagina’s die aanleunen bij JNM-thema’s.
Je mag ook af en toe een humoristisch bericht posten, maar overdrijf er niet mee.
Evenementen op Facebook
Met FB kan je activiteiten aankondigen op een aparte pagina als evenement. Op die manier kan je meer info kwijt, je kan mensen uitnodigingen om deel te nemen en je kan natuurlijk ook de url van je evenement gewoon delen op je FB-pagina.
Maak evenementen aan vanuit de organisatiepagina. Zo verschijnt je pagina als organisator en niet jij als persoon.
Vermeld je FB-evenement ook altijd als activiteit op de website en verwijs in dat bericht op de website ook naar je FB-evenement. Zorg dat op Facebook duidelijk is dat enkel inschrijvingen via de website tellen (indien nodig) en geef heel duidelijke informatie over waar, wanneer, afspreekplaats, wat meebrengen, kostprijs …
Privé-berichten op Facebook
Personen die je pagina leuk vinden, kunnen ook privéberichten sturen. Meestal zijn dat praktische vragen over lidmaatschap en inschrijvingen. Die mensen kan je laten weten dat ze met hun praktische vragen terecht kunnen bij info@jnm.be.
Soms zal je ook de vraag krijgen om reclame te maken voor een organisatie. Promo voor natuur- en milieugerelateerde zaken kunnen eventueel (niet té veel uiteraard), promo voor commerciële bedrijven doen we in principe niet.
Statistieken op Facebook
Hier vind je informatie over wie je volgers zijn, welke berichten het meest ‘vind-ik-leuks’ krijgen, hoeveel mensen je berichten te zien kregen, enzovoort.
Het kan interessant zijn om daar af en toe een kijkje te nemen om je een beter beeld te vormen van het soort berichten dat door je bezoekers leuk gevonden wordt en gedeeld wordt.
Met statistieken kan je ook de evolutie op langere termijn bekijken. Je kan zelf instellen over welke periode je gegevens wil en op die manier beter vergelijken.
Beheerrollen op Facebook
Voor een FB-pagina kan je aan verschillende personen verschillende rollen toekennen. Die mensen krijgen dan ook verschillende rechten op je pagina.
Als beheerder van een FB-pagina heb je de meeste rechten. Alles wat met een FB-pagina mogelijk is, kan door jou gedaan worden.
Maar misschien wil je een deel van het sociale-media-gebeuren ook door andere mensen laten uitvoeren. Dan kan je bijvoorbeeld iemand toevoegen als ‘Editor’. Die kan net zoveel als een beheerder, behalve de paginarollen en –instellingen aanpassen.
Groepen op Facebook
Op FB kan je ook een groep starten. FB heeft het dan over een ‘community’.
Groepen worden vooral gebruikt om mensen rond een bepaald thema / interesse te verzamelen.
Je kan een groep gebruiken voor interne communicatie, maar je gebruikt het niet om een breed publiek te bereiken.
Belangrijkste kenmerken van groepen:
Groepen kunnen niet-openbaar zijn = enkel toegankelijk voor leden.
Groepen kunnen besloten zijn. Je krijgt dan enkel toegang als de beheerder je toevoegt.
Instagram is een kanaal dat deel uitmaakt van Meta (dat is dus ook van Mark Zuckerberg!) en vooral gericht is op het delen van foto's en video's. Instagram heeft over het algemeen een iets jongere doelgroep dan Facebook.
Het account van JNM Nationaal vind je via: https://www.instagram.com/jnm_vzw/
Hashtags
Op Instagram kan je hashtags gebruiken bij je posts. Je kan je hashtags in je tekst zelf toevoegen of als eerste reactie, dan hebben ze hetzelfde effect. Hashtags zorgen ervoor dat mensen die je niet volgen, maar wel interesse hebben in het soort dingen dat je post, je ook kunnen ontdekken.
Je hashtags moeten specifiek zijn: #nature is zeer algemeen en zal miljoenen post hebben die dat gebruiken. Gebruik die niet, want dan ga je op in de massa. Ga voor specifieke hashtags (die niet te lang zijn) in het Nederlands. Voorbeelden kunnen zijn #jeugdbeweging #natuurstudie #natuurbeheer #jongerenbeweging... De hashtags moeten natuurlijk ook passen bij wat je post!
Statistieken
Hier vind je informatie over wie je volgers zijn, welke berichten meest ‘likes' krijgen, hoeveel mensen je berichten te zien kregen... Het kan interessant zijn om daar af en toe een kijkje te nemen om je een beter beeld te vormen van het soort berichten dat door je bezoekers leuk gevonden wordt en gedeeld wordt. Met statistieken kan je ook de evolutie op langere termijn bekijken. Instagram toont je enkel de cijfers van de laatste 7 dagen.
Contact
Je kan op Instagram rechtstreeks berichten sturen met mensen via Direct Messages (DM). Dit kan een reactie zijn op een verhaal, maar ook een apart bericht dat speciaal gestuurd wordt. Probeer snel te antwoorden op DM's. Zo krijgen je volgers het gevoel dat je bereikbaar bent. Als mensen je taggen of iets leuks posten over JNM met je account erin getagd kan je het reposten en ook liken. Doe dit altijd, zo toon je dat je het leuk vindt dat mensen dat delen en blijven ze dat doen.
Je kan een zakelijk profiel maken van je Instagram, dat is zonder kosten of moeite geswitcht. In een zakelijk profiel kan je dan de soort organisatie weergeven en ook een contact-adres meegeven. Hierin kan je een e-mailadres zetten. Dat helpt om praktische vragen via mail te laten toekomen, waar het gemakkelijker is om dit op te volgen.
Post vs verhaal vs reel
Een verhaal verdwijnt na 24 uur, je post er dus beter vluchtige dingen, zoals een blik achter de schermen of live updates tijdens een activiteit. Een voordeel is dat verhalen vaak een redelijk groot bereik hebben en dat je aan minder tussenstappen moet voldoen om een verhaal te posten dan om een volwaardige post te maken. Aankondigingen of berichten die je langer zichtbaar wil houden, plaats je beter als gewone post. Zorg dan voor een wervende beschrijving bij je beeld en een foto van hogere kwaliteit. Instagram reels behalen een hoger bereik dan andere posts, maar kosten ook meer werk om te maken. Je kan de video's bewerken in Instagram zelf of via gratis montagetools zoals Canva.
Communiceren via mail
Een goed opgestelde mail kan je veel andere communicatie besparen. Mail heeft ook het voordeel dat je het op elk moment opnieuw kan bekijken en dat er weinig discussie is over wat er precies gezegd is. Het staat namelijk ‘op mail’.
Kort en krachtig
De meeste mensen die je mail krijgen, moeten er nog 20 lezen en verliezen liefst zo weinig mogelijk tijd. Maak je mail overzichtelijk, met korte alinea's en opsommingen. Markeer de belangrijkste punten en data in het vet of in een kleur.
Ontwerp je onderwerp
Je onderwerp is een uitnodiging om je mail te lezen. Schrijf het zoals je de titel van een artikel zou schrijven. Niemand leest een krantenartikel met als titel “BELANGRIJK: lees mij!” of erger nog: zonder titel.
Je inbox is bovendien je archief. Een goed onderwerp maakt het voor iedereen makkelijker om later mails terug te vinden. “Verslag CP 15 april” is daarom beter dan “Verslag”.
Originaliteit verleidt
Trek de aandacht en maak je mails leuk om te lezen. Gebruik gifs, zet je mail op rijm, geef een prijs aan de 10e persoon die op je mail reageert, kondig je zwangerschap aan in je onderwerp...
Maar let op: overdaad schaadt en trekt de aandacht weg van de inhoud van je mail.
De bijlage is bijzaak
Bijlages zijn een drempel en worden vaak niet bekeken. Overweeg of je de bijlage, of het belangrijkste deel van de bijlage, in je mail zelf kan plakken. Denk aan de samenvatting van een verslag en de todo’s.
Nee, wacht!
Herkenbaar? Je denkt ‘dit moest er ook in’ net op het moment dat je op 'verzenden' klikt. Maak gebruik van de functie 'verzenden ongedaan maken' om geen tweede mail te moeten sturen (beschikbaar in Gmail, Outlook 365 en de meeste desktop clients). Nog beter: lees je mail nog een keer rustig na voor je verzendt.
Achterlijke lul!
Hou geen verhitte discussies via mail. Probeer ergens af te spreken of bel om iets uit te praten. Stuur je toch een kwade mail: schrijf de mail en wacht een dag voor je die verzendt.
Mails schrijven is veel moeilijker dan face to face praten.
1 mail = 1 onderwerp
Als je dezelfde persoon of een groep personen twee volstrekt verschillende vragen wilt stellen, stuur dan twee mails. Zo houd je beide conversaties overzichtelijk en vermijd je dat één van de twee vragen vergeten wordt.
Dit is geen gouden regel: je moet een afweging maken om het aantal mails te beperken. Wanneer je meerdere onderwerpen bundelt in één mail, zorg dan voor een duidelijke structuur: werk met titels of een opsomming.
Is CC oké?
We vinden het bij JNM terecht belangrijk dat iedereen op de hoogte kan blijven. Maar op de hoogte blijven is niet hetzelfde als elke discussie volgen. Denk na voor je mensen en lijsten in CC zet: wie is er écht betrokken bij deze beslissing of discussie? Overweeg om een aparte lijst te maken voor projecten die langer dan een paar weken duren. En zorg ervoor dat je de rest op de hoogte houdt via updates op een vergadering of in een informatieve mail.
Zuinig zijn met ‘allen beantwoorden’
Klik niet standaard op 'allen beantwoorden'. Vaak is dit nuttig, maar niet iedereen hoeft te weten in welke maat jij de T-shirt van je ploeg wilt bestellen.
Stel je mailprogramma zo in dat je standaard enkel de verzender beantwoordt en bewust moet kiezen voor ‘allen beantwoorden’.
Maak gebruik van ‘BCC’
Wanneer je mails naar een grote groep mensen stuurt, zet dan alle ontvangers in BCC. Niet iedereen vindt het leuk dat iedereen alle e-mailadressen kan zien (en gebruiken).
Lastige lay-out
Afhankelijk van het mailprogramma dat je gebruikt, kan je mails vaak meer of minder lay-outen. Het kan verleidelijk zijn om een prachtige lay-out uit te werken. Let hiermee op. Een ingewikkelde lay-out wordt in elke mailclient anders weergegeven. De kans is groot dat weinig mensen jouw lay-out zien zoals je het had bedoeld. Sommige inhoud kan zelfs onleesbaar worden.
E-mailhandtekening
Je kan het JNM-logo (of een andere banner) als email-handtekening instellen. Het logo kan je downloaden op www.jnm.be/huisstijl.
In Gmail:
Ga naar het tandwieltje rechtsboven in Gmail. Klik op 'alle instellingen bekijken'. Scrol naar beneden bij het deeltje 'Handtekening'. Je kan hier tekst invoegen. Klik op het tekentje voor 'Afbeelding invoegen' (dat is naast het tekentje voor een link). Kies bovenaan uploaden en klik op 'een bestand op je apparaat selecteren' om de afbeelding op je computer te vinden.
Als de afbeelding is toegevoegd, kan je de grootte veranderen: klik op de afbeelding en kies onderaan de gepaste grootte.
Tot slot steek je er ook best een link achter. Selecteer de afbeelding. Klik op het tekentje van 'Link' (naast 'Afbeelding invoegen') en zet er https://www.jnm.be/ of een andere website.
In Outlook:
Instellingen (rechtsboven) > account > handtekeningen > inlineafbeelding invoegen.
Communiceren via gedrukte media
Papieren post wordt stilaan de uitzondering, nu alles via een smartphone of een computer binnenkomt. Soms kan je daar net je voordeel mee doen, want het is een beetje uitzonderlijk en daardoor ook wel speciaal. Maar er komt ook wel een en ander bij kijken.
Voordelen:
Papieren post wordt zeldzaam, dus valt meer op.
Papieren post lijkt daardoor ook belangrijker / officiëler.
Papieren post biedt meer mogelijkheden om op te vallen.
Nadelen:
Papieren post kost geld: papier, printen of drukken, omslagen, postzegels.
Je moet er ruim op tijd aan beginnen, zeker als je iets wil laten drukken.
Ook bij papieren post weet je niet wat er met je bericht gebeurt eens het verstuurd is.
Gewone leden zitten soms op kot, maar hebben het adres van hun ouders opgegeven bij hun inschrijving.
Drukken vraagt tijd
Als je iets wil laten drukken (een uitnodiging, bedanking, poster…), begin er dan op tijd aan. Eens je ontwerp helemaal af is en klaar om naar de drukker te vertrekken, moet je nog ongeveer 6 werkdagen rekenen voor je het drukwerk geleverd krijgt. Wil je het (een beetje) sneller en gaat het om kleine hoeveelheden, dan kan je bij een copy center terecht.
Het juiste adres
Als je post stuurt naar gewone leden, zorg dan dat je zeker weet dat je het stuurt naar hun verblijfadres (= waar ze wonen) OF zorg dat je het ruim op tijd verstuurt zodat ook kotstudenten hun post te zien krijgen.
In het adressenbestand van JNM vind je meestal enkel het domicilie-adres.
Copyright en GDPR
Als je foto's op flyers, posters of postkaarten gebruikt, houd dan rekening met het copyright en de privacywetgeving. Hou er ook rekening mee dat de resolutie (kwaliteit) van je beelden een pak hoger moet zijn bij drukwerk dan online. Zorg er, vooral bij posters, voor dat je bestanden minstens 300 pixels per inch hebben.
Vergaderen: communiceren in real life
Vergaderen... niet iedereen is er een even grote fan van, maar het is o zo nuttig en nogal wat JNM’ers vinden het veruit de meest efficiënte vorm van communicatie. Bovendien is het vaak gewoon leuk.
Vergaderingen organiseer je als je iets in groep wil bespreken.
Vergaderen doe je omdat een aantal zaken veel vlotter gaan in groep: je kan taken verdelen en brainstormen, samen oplossingen zoeken voor gemeenschappelijke problemen, de werking evalueren...
Goed begonnen, is half gewonnen
Een vergadering staat of valt met een goede voorbereiding = een goede agenda, die je op voorhand aan iedereen bezorgt. Op die manier weet iedereen al waar het over zal gaan en kan iedereen zich voorbereiden. Het is belangrijk dat de deelnemers aan de vergadering het gevoel hebben dat de vergadering en hun aanwezigheid nut had.
Neem het heft in handen
Overloop kort de agendapunten. Behandel ze dan één voor één en werk ze volledig af. Dwaal niet te vaak af: lange vergaderingen zijn niet motiverend.
Mogelijke aanpak:
Wat weten we al?
Wat is het probleem? Waarover moeten we beslissen?
Wat denkt iedereen?
Wat beslissen we?
De secretaris neemt verslag en aan het eind van elk agendapunt moet duidelijk zijn:
Wat is beslist
Wie wat doet
Tegen wanneer
Hoe
De secretaris maakt het verslag en stuurt het naar alle aan- en afwezigen. Het verslag is belangrijk om te weten wat er besproken en beslist werd. Eventueel kan je een samenvatting of een to-do-lijstje per persoon opstellen. Plaats dit onderaan het verslag, of in de e-mail die het verslag bevat.
Betrokkenheid
Het is belangrijk dat elke deelnemer zich betrokken voelt. Dit betekent niet dat iedereen aan tafel constant zijn mening moet geven, maar wel dat iedereen volgt, meedenkt en het gevoel heeft dat het belangrijk is om daar te zijn.
Voorzie daarom genoeg tijd om agendapunten door te sturen, vragen te stellen over de agenda, te discussiëren en beslissingen te nemen.
Communiceren via de telefoon
Telefoneren geeft nog altijd het idee dat het 'minstens een beetje dringend’ is, en vaak dus de ideale manier als je snel iets wil weten van iemand.
Ook als het om iets complexere materie gaat, is het vaak handiger om dat telefonisch te doen, dan via mail of chatberichten. Je kan sneller inspelen op wat iemand zegt en je hoort ook de intonatie waarmee iets gezegd wordt waardoor minder snel misverstanden ontstaan.
Voicemail
Als je iemand dringend nodig hebt, kies je best een van deze twee mogelijkheden:
Spreek geen bericht in, maar bel om de X tijd terug.
Spreek een bericht in waarin je zegt waarover het gaat en wat je zou moeten weten, en geef aan dat je binnen X tijd zal terugbellen als je ondertussen niets gehoord hebt.
Communiceren via tekstberichten
Wil je zeker weten dat iemand je bericht te zien krijgt, dan kan je een sms sturen.
Andere berichtenservices zijn onder andere Whatsapp, Messenger, Discord...