Evenementen
< Ga terug naar Activiteiten organiseren
JNM Nationaal organiseert regelmatig evenementen (denk maar aan congres, koers-AV-fuif, nazofé, trollenfeest…). Ook afdelingen zullen soms warm lopen om een heus evenement op poten te zetten (pannekoekenavond, kerstfuif van JNM Gent…).
Wil je zelf graag een evenement organiseren met je afdeling of ploeg en ben je nog op zoek naar inspiratie, of weet je niet goed waar te beginnen? Je vindt hier enkele nuttige links die je verder kunnen helpen.
https://jnm.be/nl/activiteiten-organiseren: hier vind je een uitgebreid stappenplan en wat nuttige vuistregels
www.ikorganiseer.be: een website met tips voor organisatoren van muziekevenementen
Je kan materiaal ontlenen bij JNM Nationaal
Promo nodig voor je evenement? Vraag hulp aan de CommunicatiePloeg (CP) van JNM! Stuur een mailtje naar cp@jnm.be met jouw vraag.
Zorg ervoor dat minstens één van de eindverantwoordelijken meerderjarig is. Voor afdelingsevenementen is dit aangeraden, voor nationale evenementen die mikken op 50+ deelnemers is dit verplicht. Meer info bij pp@jnm.be!
Om je al een beetje een idee te geven van hoe je praktisch een evenement op poten zet, kan je de tijdlijn hieronder raadplegen. Natuurlijk biedt deze tijdlijn geen absolute waarheid: sommige dingen zouden er misschien nog bij kunnen, anderen lijken misschien minder belangrijk, en de stapjes kunnen wel wat in elkaar overlopen. Hoewel de opdeling soms enigszins arbitrair is, geeft de tijdlijn toch een goede indicatie.
Tijdlijn evenementenorganisatie
6 – 12 maanden op voorhand | 3-6 maanden op voorhand | 1 tot 3 maanden op voorhand | Laatste maand voor evenement | Tijdens evenement | Na evenement | |
Algemeen | Team zoeken Datum vastleggen Locatie fixen | Bestelling materiaal bij nationaal | Locatie gaan checken (is alles wat je dacht dat aanwezig ging zijn effectief aanwezig) Programma vastleggen Voorbereidingsdag/-weekendje + teambuilding! Brouwers contacteren/ drank regelen Inschrijvingen openen
| Laatste promo Shiftenlijst online (vergeet ook de afbraak niet) Inkleding Communicatie met deelnemers Draaiboek opstellen
| - Coördineren (time-keepen, overzicht bewaren, bijsturen waar nodig.) - Verschillende functies van shiftenlijst uitvoeren - Matras: coördineert alle materiaal (juist gebruik, terug op plek) - EHBO’s (nuchter!) - Heldere communicatie met deelnemers
| Afbraak en opkuis Evaluatie Bedanking vrijwilligers met een etentje ofzo Foto’s online (let op met GDR) Financieel verslag |
Afdelings-ding |
| Eerste vergadering (thema, taakverdeling...) | Ouders en externen uitnodigen (promo) Materiaal regelen (zijn er genoeg kookvuren als je die nodig hebt, is het kookmateriaal dat je wilt aanwezig)
| Stel je boodschappenlijst op (bij wie of waar ga je wat halen) --> Haal die op tijd (zondagen enzo)
| - (if time) Contact leggen met de aanwezigen (babbeltje met de ouders of andere organisaties die afgekomen zijn) |
|
Fuif |
| Eerste vergadering (thema, taakverdeling...)
Materiaal Uitleendienst (techniek, geluid, etc.)
| Sabam regelen Begroting maken Promo maken Niet-technisch materiaal regelen (bandjes, inkleding, etc.) | Dj’s regelen
|
|
|
Meerdaags-nationaal-ding | Aanvraag tenten bij ULDK Eerste vergadering (thema, taakverdeling) Start promo op sociale media en via Euglena Aanvragen en vergunningen indienen | Bestelling materiaal bij Uitleendienst en evt. andere bedrijven (bvb koelwagen, techniek, circustent…) Begroting maken
Promo | Sabam regelen Sprekers gecontacteerd
Bioboer in de buurt contacteren
Njam njam Polsen bij bovo’s over planning AV’s en andere belangrijke momentjes Promo
| Programma (congresmap of convo) opsturen naar deelnemers Afspraken met JNM nationaal voor inschrijven | Tussentijds vergaderen met organiserend team (hoe verliep deze dag, planning volgende dag…)
|
|
Zit je toch nog met vragen? Vraag hulp!
Denk ik de eerste plaats eens na: ken ik iemand die al wat ervaring heeft met de organisatie van evenementen? Die gaat je vast en zeker een hoop nuttige tips kunnen geven!
Voor kleine evenementen op afdelingsniveau: de afdelingsondersteunende personeelsleden (afdelingsondersteuner@jnm.be) helpen jou graag verder!
Voor grotere evenementen vanuit JNM Nationaal: de bondsvoorzitters (bovo’s) helpen jou met plezier verder! Stuur een mailtje naar bovo@jnm.be.
Of bel naar het bondssec (tijdens kantooruren) en zij verwijzen je door naar de juiste persoon: 09 223 47 81
Locatiezoeker
Op zoek naar een toffe locatie voor je activiteit, weekendje of kamp? Geen nood, wij helpen je verder! Hier vind je enkele nuttige links: