Omgaan met niet-tijdige betalingen

Bellen om de situatie in kaart te brengen

Mondeling kan je zaken op een veel genuanceerdere manier bespreken. Als het gaat om de betaling van een minderjarige JNM'er, probeer dan een voogd aan de lijn te krijgen of vraag diens nummer aan de JNM'er.

Hoe pak je het gesprek aan?

Leg eerst vriendelijk en feitelijk de situatie uit, bijvoorbeeld "Ons zomerkamp is 1 maand geleden afgelopen en wij moeten onze begroting voor JNM Nationaal tegen september in orde brengen."

Verduidelijk over welk bedrag het gaat, wat de eigenlijke betaaldatum was en waarom jullie dat geld echt nodig hebben.

Geef aan dat je probeert te begrijpen waar het is misgelopen zonder als detective in het privéleven van die mensen te graven:

• Liep er technisch iets mis? Kregen ze de betaalherinnering(en)?

• Zijn het financieel moeilijke tijden? Hoe je dit doet, is heel belangrijk! 

  • Probeer voorzichtig te zijn voor je expliciet polst naar financiële moeilijkheden, daar komt vaak heel veel schaamte bij kijken.

  • Krijg je het gevoel of signalen (geen tussendoortjes bij, gebrek aan materiaal of goeie schoenen/jas...) van financiële moeilijkheden bij het lid thuis, dan kan je overwegen om een bezorgdheid uit te spreken, en te benadrukken dat binnen JNM altijd een mouw gepast kan worden aan situaties in moeilijke tijden - 'tijden' is een goede term om te gebruiken hier!

  • Benadrukt de situatie en niet het gezin: dat houdt het gezin in hun waardigheid.

Aarzel je of dit het geval zou kunnen zijn, of hoe de situatie aan te kaarten, dan mag je altijd bellen naar het bondssec en vragen naar de inclusievoorzitter/-medewerker. Je kan ook mailen naar inclusie@jnm.be, dan kunnen we samen eens onderzoeken of er iets aan de hand zou kunnen zijn, of kijken hoe je iets goed kan verwoorden! 

Maak zo concreet mogelijke afspraken over...

• Communicatiekanaal: Als er rekeningen/financiële mails gemist zijn (omwille van moeilijkheden eerder dan verstrooidheid) kan het voor het lid/de voogd handig zijn om op een andere manier in contact te blijven met de leiding tot de betaling gelukt is. Zo blijft er contact bestaan tussen beide partijen tot de situatie opgehelderd is.

  • Concreet: spreek af via welk communicatiekanaal de voogd het liefst contact wil houden.

• Betaaltermijn & bedrag: schrijf de concrete afspraak die jullie maakten neer.

  • Bijvoorbeeld: "Zoals we afspraken tijdens ons telefoongesprek van deze namiddag, schrijven jullie 100 euro over tegen 8 januari op dit rekeningnummer ..."

• Gevolgen: zonder te dreigen en als de situatie aanhoudt, kan je verduidelijken dat jullie niet anders kunnen doen dan hulp inroepen bij de Nationale koepel van JNM.

  • Concreet: lukt het echt niet met onderlinge afspraken, contacteer dan zeker de afdelingsondersteuner. Die bekijkt dan in alle discretie met de InclusiePloeg en/of de zakelijk coördinator hoe we jullie daar verder mee kunnen helpen.  

Voorkomen is beter dan genezen!

Duidelijkheid kan vaak, maar niet altijd, achterstallige betalingen voorkomen. Hieronder geven we een aantal tips.

• Concrete betaaltermijnen: maak duidelijk aan het lid/hun voogd tegen wanneer betalingen op jullie rekening moeten staan. Benoem die datum concreet en geef jezelf genoeg marge om dit in kaart te brengen en betaalherinneringen te sturen.

  • Vraag bijvoorbeeld minstens een eerste schijf/deel van het bedrag tegen, bijvoorbeeld, 1 juni, een maand voor het kamp. 

•  Financiële hulp: benadruk of verduidelijk (nog meer) in jullie communicatie dat als leden het moeilijk hebben om bepaalde bedragen te betalen, ze – in alle discretie en vertrouwen! – bij iemand van jullie leiding of financieel@jnm.be terecht kunnen. Verwijs frequent en op duidelijke plaatsen naar webpagina's van JNM over financiële ondersteuning voor activiteiten.

  • Variabel tarief: de verschillende tarieven (verlaagd, standaard, verhoogd) hanteren helpt zeker: het is anoniemer en vormt een kleinere drempel voor mensen dan zelf te moeten e-mailen.