Fase 6: mensen & middelen

Stap 1: directe kosten en opbrengsten bepalen

In stap 1 gieten we alle acties en indicatoren in één groot, monsterlijk excelbestand waarbij elke SD een apart tabblad krijgt. De acties en indicatoren komen in de rijen terecht, en in de kolommen benoemen we de voornaamste categorieën van kosten en opbrengsten. Een voorbeeld: verplaatsingskosten, waardering vrijwilligers, maar ook bijvoorbeeld afschrijvingen en verzekeringen, lidgelden of inkomsten van activiteiten.

Voor elke actie en indicator gaan we na welke directe kosten en opbrengsten hieraan verbonden zijn. Voor elke categorie plakken we hier een schatting op. Vervolgens maken we per OD de optelsom, zodat we per OD een zicht krijgen op alle directe kosten en opbrengsten. Dat is belangrijk, want dat moeten we opnemen in de papieren beleidsnota.

Stap 2: personeelsinzet bepalen

In stap 2 doorlopen we een gelijkaardig proces aan dat van stap 1, alleen gaan we hier in plaats van naar kosten en opbrengsten kijken naar welk personeelslid tijd moet investeren in een bepaalde actie of indicator, en over hoeveel uur dit dan gaat. Ook hier tellen we per OD dit aantal uren op, en zetten we dit om in een aantal "VTE" of Voltijds Equivalent (één VTE is gelijk aan één voltijds medewerker, wat betekent: 5 werkdagen per week. 0,5 VTE staat gelijk aan 2,5 werkdagen per week, enzovoort).

Stap 3: personeelskosten bepalen

In stap 3 gaan we op zoek naar de gemiddelde kostprijs van 1 VTE bij JNM. Dat doen we door voor alle jaren waarin de nieuwe beleidsnota zal lopen, een personeelsbegroting op te maken. We kijken naar hoeveel ervaring alle werknemers van JNM hebben, hoe lang ze al bij JNM werken, in hoeverre de levenskosten stijgen (want dan worden de lonen hoger), welke andere kosten er aan personeel verbonden zijn (denk aan kosten voor de loonverwerking, woonwerkverkeer, maaltijdcheques, verzekeringen voor arbeidsongevallen,...), en hoeveel personeel we in de periode tewerk willen stellen en aan welk barema (= de loonschaal, dus hoeveel iemand verdient).

We komen zo op een bedrag uit per jaar en een VTE-inzet per jaar. Om te bepalen hoeveel een personeelslid kost, maken we gebruik van het gewogen gemiddelde. Dat is minder complex om toe te wijzen aan de specifieke acties en indicatoren, en beschermt de (private) loongegevens van onze werknemers.

Net zoals bij de directe kosten en opbrengsten moeten ook de personeelsinzet en de personeelskosten per OD worden opgenomen in de beleidsnota. We krijgen dus bij elke OD een overzicht van de directe kosten, de directe kosten, de personeelsinzet en de personeelskost.

Stap 4: kosten toewijzen aan het overheidssjabloon

Heel leuk, maar het overheidssjabloon staat eigenlijk deels los van alles wat hierboven werd getypt. In het overheidssjabloon moeten we namelijk alle kosten voor alle acties en indicatoren optellen en die toewijzen aan codes uit het "MAR" of Minimum Algemeen Rekeningstelsel. Huh, wat?! Goede vraag, wij weten het eigenlijk ook niet helemaal. Het komt erop neer dat er in België een akkoord is over hoe je bepaalde kosten boekhoudkundig moet verwerken. Zo krijg je vanuit alle bedrijven en organisaties coherente jaarrekeningen die je kan vergelijken. Het Departement stelt het financieel sjabloon voor de nieuwe beleidsnota op volgens deze algemene rekeningen. Moeilijk te begrijpen, maar weet je, boeit eigenlijk ook niet zo. Laten we het zo stellen: je moet ervoor zijn ;)

Stap 5: realiteitscheck

Een laatste, maar arbeidsintensieve stap: we leggen het product vanuit stap 4 naast onze jaarrekeningen van de voorbije jaren, en kijken waar er grote verschillen zitten. Verschillen zijn niet erg, maar er moet natuurlijk wel een reden voor zijn. We leggen de documenten naast elkaar en passen de begroting in het overheidssjabloon, en ook onze begroting per OD (want het totaal moet uiteraard hetzelfde zijn) aan tot het klopt. Hoezee, we got a gevraagd subsidiebedrag!