Bestuurspost Afdelingsondersteuningsploeg (AOP)
Kerntaken van de AOP:
Opperrac’er: De ploeg sturen, informeren en ondersteunen, vergadering voorbereiden, personeelsleden sturen, contact met andere ploegvoorzitters...
AOP-secretaris: Opperrac’er ondersteunen in verschillende taken.
RAC’er: Een luisterend oor voor afdelingen zijn, regiovergaderingen en activiteiten organiseren, informatie vanuit JNM Nationaal brengen tot bij de afdeling en als AOP-ploeg meewerken aan verschillende projecten en nadenken over de toekomst van de AOP.
Reflectie beleidsvoorstel
Zoals we in het beleidsvoorstel schreven, wilden we dit jaar minder AOO’s organiseren en meer kleinschalige bijeenkomsten voor de AOP-ploeg onder de naam ‘Rac’erbabbels’. We wilden dit wat veranderen, omdat we dit jaar ook graag wilden inzetten op een sterker groepsgevoel binnen de AOP.
Het AOO moest er als volgt uit zien: ‘Het idee dat we zouden willen voorleggen aan de andere ploegen is om een soort mini-congres-dag te organiseren met vormingen/sessies/input vanuit alle ploegen en afdelingsleden.’
Dit werkjaar hielden we in totaal drie rac’erbabbels. Dit was volgens mij net iets te weinig en zou eerder een vast 2-maandelijks gegeven moeten zijn. Dan hadden we ook meer tijd gehad om samen aan tafel onze plannen voor alle verschillende projecten te bespreken en, wie weet, al een beetje uit te werken?
Daarnaast organiseren we nog steeds één AOO dit jaar, op het congres. Toch willen we het AOO een beetje anders organiseren dan hoe we het eerst voor ogen hadden. Onze focus zal echt liggen op de afdelingen, en vooral de afdelingsvoorzitters.
We gaan de voorzitters elkaars vragen laten beantwoorden over allerlei zaken die spelen binnen hun afdeling. Daarnaast wordt er verwacht van de ploegvoorzitters dat zij mee nadenken hoe zij eventueel met hun ploeg kunnen helpen met de noden van afdelingen.
Projecten
Dan stelden we op het beleidsvoorstel ook nog onze projectjes voor! Het zijn er zes:
Contact met ouders
Doel: we willen afdelingen die soms lastigheden ervaren met het contact tussen afdeling en ouder een aantal tips en tools aanbieden die hun hierbij kunnen helpen.
Rac’er Bram heeft dit project vlotjes tot een goed einde gebracht! Hij verzamelde input uit verschillende hoeken en bundelde deze samen om zo na te kunnen gaan hoe afdelingen beter contact met ouders kunnen hebben.
Nationale teambuildingsactiviteit organiseren
Doel: om afdelingen die weinig tijd hebben, toch de kans te bieden om deel te nemen aan een teambuilding, zou de AOP graag een kant-en-klare teambuilding op poten zetten om met de regio of volledig nationaal te doen. Boodschap: kom af, doe mee en tadaa: je hebt een ‘teambuilding’.
Dit verliep vlotjes door de fijne en harde inzet van RAC’er Wannes! De hele activiteit was klaar en voorbereid, maar helaas kon de activiteit door omstandigheden (namelijk de laattijdige vondst van een locatie voor Koers-AV) uiteindelijk niet meer doorgaan. We leggen dit dus even in de kast om hopelijk volgend werkjaar wel weer te kunnen gebruiken!
Doorstroomfiches uitwerken
Doel: we werken een basisstappenplan of flow uit met daarin tips & tricks om de afdelingen te helpen de doorstroom van ini tot gewoon lid en gewoon lid tot leiding te bevorderen.
Hier zijn we helaas ook niet meer aan toegekomen.
Gewoneledenactiviteiten
Doel: Iedereen is bij JNM gekomen voor de leuke activiteiten en als gewoon lid hoeft dat natuurlijk niet weg te vallen. Daarom willen wij afdelingen dit jaar inspireren om (meer) gewoneledenactiviteiten te organiseren.
Igna en Zjef verzamelden input en informatie om een gewoneledenactiviteiten-handleiding te schrijven. Deze moet enkel nog geschreven worden, maar daarna is dit afgerond.
Activiteitenfiches maken
Doel: de activiteitenfiches die door JP en vrijwilligers uit alle hoeken van JNM online werden gezet, controleren we op hun volledigheid en daarna zorgen we ervoor dat afdelingen de databank verder aanvullen.
Hier zijn we helaas niet meer aan toegekomen. Dit projectje werd in het begin van het werkjaar al gestockeerd voor het tweede semester, maar door een nogal hobbelig tweede semester binnen de AOP (waarbij het AOP-personeel in de helft van het jaar uitviel, zie ook zelfreflectie) zijn we hier niet meer toe geraakt.
Kamplocaties
Dit was een projectje in samenwerking met de JP en werd al rap en super vlotjes voor elkaar gebracht!
Andere dingen waar de ploeg mee bezig was
AOO hervormen: We hebben dit werkjaar veel tijd gestoken in het bedenken van een nieuw AOO.
Ook dachten we na over de drie nieuwe RAC’er-functies die in werkjaar 2022-2023 werden uitgedacht:
AfdelingsRAC’er : Wat heeft de afdeling nog om zelfstandig te functioneren en op welke manier kunnen we hen daarin ondersteunen
RegioRAC’er: Hoe kunnen buurafdelingen elkaar versterken/ondersteunen
PloegRAC’er: Hoe kunnen de ploegen de afdelingen beter ondersteunen?
We wilden deze drie nieuwe functies dit werkjaar introduceren, maar hier moet toch nog eens concreet over gebrainstormd worden. Het was nog niet duidelijk in het begin van het werkjaar wat de functies concreet inhielden. Dat we er dit jaar niet meer toe geraakt zijn, betekent niet dat dit geen heel waardevolle functies zijn! Het zou fijn zijn om hier komend werkjaar goede, werkende functies van te maken!
Ook deden we een gezellige teambuilding in Brussel!
Zelfreflectie
Naar mijn gevoel startte het werkjaar zeer goed! Ik ben er een beetje laattijdig ingerold, maar ik denk wel dat ik best snel op de hoogte was van de werking van de ploeg en JNM Nationaal. Igna en ik vormen en goed team en we zaten regelmatig samen met Fleur en Julie waardoor alles vlotjes gecommuniceerd en uitgevoerd werd. Ook hadden we dit jaar een zalige AOP-ploeg, die zeer gemotiveerd en enthousiast is, wat heerlijk was om mee samen te werken!
Wanneer het personeel vanaf halverwege het werkjaar dan wegviel, werd het wel een beetje zwaarder. Ik merkte dat ik vaak mijn best deed om alles op te volgen en wat overzichtelijk te houden, maar dit werd na een tijd wel lastiger. Igna en ik wilden ons op dat moment vooral focussen op het draaiende houden van de AOP, eerder dan projecten uitwerken. De laatste maanden werden nog moeilijker, omdat school op dat moment heel veel tijd eiste, die dus ook verloren ging aan de AOP.
Ik ben wel trots hoe we het jaar zijn gestart en hoe we dit en grote lijnen wel hebben kunnen doortrekken naar het einde van het werkjaar! Ik had graag meer tijd gestoken in de ploeg om vaker met hen samen te zitten en samen aan de AOP te werken. Wat heb ik geleerd? Veel! JNM Nationaal is best complex, maar ook heel leuk! Ook moest ik een beetje op m’n tanden bijten, wanneer het ons niet lukte om alle projecten af te ronden, maar door omstandigheden en door keuzes te moeten maken, moest ik leren (in’t algemeen, slaat ook op andere zaken) minder streng te zijn op mezelf.
Meegeven aan de opvolger
Dag toekomstige opperrac’er!
De AOP is een ploeg met compleet eigen invulling! Ik raad de volgende opperrac’er dus zeker aan om die vrijheid ook echt te gebruiken. Je kan op zo veel verschillende manieren iets bieden aan afdelingen, waardoor je dus samen met jouw ploeg zelf mag invullen hoe jullie dit willen doen! De AOP is misschien ook de meest gespreide ploeg van alle ploegen uit JNM Nationaal, daarom is het ook leuk om elkaar te ontmoeten op allerlei verschillende plekken in Vlaanderen!
Hoe dan ook is het een fijne kleine groep om samen mee te werken en die allemaal heel veel input hebben uit hun eigen ervaringen met hun afdelingen, die zeer waardevol is
