Wat voorafging...

Op de HB-AV (Algemene Vergadering over het HoofdBestuur) tijdens het zomercongres evalueren we hoe onze vrijwilligers het afgelopen werkjaar de functie waarvoor ze waren verkozen, hebben uitgevoerd. Alle ploegvoorzitters komen het werkjaar van hun ploeg evalueren op het podium, maar niet elke gestemde vrijwilliger komt zich verdedigen. Tijdens de HB-evaluatie kan het publiek wel mensen aanduiden om zich nog eens te komen verantwoorden. Als 10% van de stemmers iemand aanduiden, dan moet die zich ‘verantwoorden’ voor het uitvoeren van diens functie het afgelopen werkjaar. Daarna wordt er gestemd of die die functie nog eens mag uitvoeren of niet.

Afgelopen congres werden de stemmen verkeerd geteld tijdens de AV. Daardoor dachten we tijdens die vergadering dat er niemand door 10% van de stemmers was aangeduid en is niemand zich dus komen verantwoorden op het podium. Achteraf lieten we de stemmen hertellen en nu blijkt dat enkele vrijwilligers wel die drempel hadden gehaald en dus verkeerdelijk niet zijn geëvalueerd op de AV.

Dus wat gaan we daar nu mee doen?

Op zondag 18 februari krijgen deze mensen alsnog de kans om hun functioneren gedurende het werkjaar 2022-2023 toe te lichten, en evalueren we samen hun functies, ook om eruit te leren naar de toekomst toe.

Op deze Q&A kunnen ook alle stemgerechtigden hun vragen of opmerkingen uitspreken. Voor de ter verantwoording geroepen vrijwilligers is het een kans om hun kant van het verhaal te belichten en de feedback mee te nemen, persoonlijk en naar de eventuele functie die ze nu uitoefenen. Zo geven we alsnog gehoor aan de 10%-regel voor het evalueren van het HB en krijgt iedereen een kans om vanuit hun perspectief te spreken.

Praktisch

De Q&A gaat door op zondag 18 februari om 20u in de grote zaal op Bondssec. In totaal gaat het zo’n anderhalf uur duren, maar je moet zeker niet de hele Q&A blijven als je dat niet wil. Voor iedere functie die we moeten bespreken, wordt gerekend op vijftien minuten. Er komen vier vrijwilligers aan bod volgens de volgende planning:

1. Huismeester (20u-20u15);

2. Njamnjamverantwoordelijke (20u15-20u30);

3. Communicatieverantwoordelijke (Bestuur) (20u30-20u45);

4. MWG-voorzitter (Bestuur) (20u45-21u).

Hoe zal het bespreken van de functies in z’n werk gaan?

Allereerst krijgen de vrijwilligers zelf enkele minuten om hun te verantwoorden voor het uitvoeren van hun functie gedurende het werkjaar 2022-2023, zoals normaal gezien de bedoeling was geweest op de HB-AV zelf. Hierna zullen enkele afgevaardigden vanuit het Bestuur met hen in gesprek gaan en enkele vragen stellen. Ook het publiek zal de kans krijgen om bijkomende vragen te stellen. Kom dus zeker af als je nog vragen te stellen hebt of feedback hebt te geven. Als alle vragen zijn beantwoord, gaan we over naar de volgende functie. Er wordt niet gestemd over het al dan niet goed- of afkeuren van het uitvoeren van de functie (het is immers geen officiële AV). 

Wat is dan het doel van de Q&A?

Uit de Q&A willen we de volgende dingen halen: 

1. Stemgerechtigde leden met vragen of feedback kunnen die alsnog geven;

2. De vrijwilligers in kwestie krijgen alsnog de kans om hunzelf te verantwoorden over het uitvoeren van hun functie en kunnen hun blik op de feiten geven; 

3. Hoewel er natuurlijk geen objectieve waarheid is, kunnen we op deze manier een compleet beeld krijgen van hoe vorig werkjaar is verlopen en hoe dit ook impact kan hebben op het huidige werkjaar; 

4. Het is een leerzaam moment waarop iedereen iets kan leren, en er ook nuttige dingen aan bod kunnen komen die de opvolgers zal helpen bij het uitoefenen van de functie nu en in de toekomst.